Szczegółowe informacje o zdefiniowanych w systemie ścieżkach obiegu znajdują się w oknie Ustawienia Aplikacji > Faktury zakupu > Ścieżki procesu.
Przycisk nowy proces rozwija menu z poleceniami otwierającymi dialog dodawania procesu:
•Proces manualny to definicja procesu wybieranego ręcznie przez użytkownika.
•Proces automatyczny umożliwia dodatkowo zdefiniowane typów dokumentów, dla których proces będzie dostępny (i wybierany automatycznie).
W oknie dodawania procesu:
•Określ nazwę pod jaką zapisany zostanie tworzony proces.
•W przypadku procesu automatycznego w polu Typ dokumentu księgowego wybierz typ lub typ dokumentów, do których proces będzie miał zastosowanie.
•Metodą "przeciągnij i upuść" z kolumny Do wyboru do kolumny Wybrane przeciągnij te etapy obiegu, które chcesz aby proces zawierał oraz ustawia je w kolejności ich wykonywania.
Mimo możliwości dowolnego ustawienia kolejności etapów procesu obiegu to nie wszystkie kombinacje mogą być prawidłowo obsługiwane.
Rejestracja
Parametry ustawiane dla tego etapu wykorzystywane są przy automatycznym wyborze ścieżki obiegu dokumentu. Istotne jest, aby dla poszczególnych ścieżek obiegu ustawić unikalne reguły.
Warunek uruchomienia ścieżki
Nazwa ścieżki procesu – nazwa identyfikującą ścieżkę obiegu dokumentów.
Jednostka rozliczeniowa – wybór jednostki rozliczeniowej dla ścieżki obiegu. Ustawienie ma zastosowanie w przypadku użycia dla ścieżek obiegu w ramach procesu głównego. W przypadku innych procesów ustawienie jednostki rozliczeniowej nie będzie miało efektu.
Aby w procesach obiegu innych niż proces główny wprowadzić rozróżnienie na jednostki rozliczeniowe, należy opierać się na rozróżnieniu przez utworzenie oddzielnych procesów obiegu obsługujących typy dokumentów dedykowane dla poszczególnych jednostek.
Forma płatności – wybór jednej lub wielu form płatności, które ścieżka będzie obsługiwać.
Sprzedawca – umożliwia wskazanie, których kontrahentów ścieżka obiegu będzie dotyczyć. Jeśli nie został wybrany żaden kontrahent to ścieżka dostępna będzie dla wszystkich.
Kwota faktury od... do... – pola umożliwiają określenie przedziału kwot, dla których stosowana będzie dana ścieżka obiegu. Aby zapewnić ciągłość stosowania zdefiniowanych ścieżek według przedziałów kwot należy je definiować tak aby nie pozostawić przerw między podanymi kwotami np.:
•Źle (jest przerwa 1 zł): Ścieżka A, kwota 0-1000; Ścieżka B, kwota 1001-9999999
•Dobrze: Ścieżka A, kwota 0-1000; Ścieżka B, kwota 1000-9999999
Uprawnienia
Widok zawiera ustawienia grup, mających zawsze dostęp do dokumentów znajdujących się na danej ścieżce obiegu.
Dodatkowo z rozwijanej listy Otrzymane uprawnienia należy wybrać poziom dostępu dla wybranych grup:
•Tylko do odczytu,
•Odczyt i zapis,
•Odczyt, zapis i zarządzanie.
Formalne zatwierdzenie (opcjonalne)
Dodatkowe ustawienie automatycznie dodawanej treści formalnego zatwierdzenia.
Weryfikacja formalna
Reguła wyboru osób na tym etapie – wybór reguły, według której nastąpi kwalifikacja użytkowników obsługujących dokument na tym etapie obiegu.
Grupa – wybór grupy użytkowników obsługujących dokument na tym etapie.
Formalne zatwierdzenie (opcjonalne)
Dodatkowe ustawienie automatycznie dodawanej treści formalnego zatwierdzenia.
Opis merytoryczny
Konfiguracja etapu
Reguła wyboru osób na tym etapie – wybór reguły, według której nastąpi kwalifikacja użytkowników obsługujących dokument na tym etapie obiegu.
•Osoba wykonująca poprzedni etap – obsługa dokumentu na tym etapie pozostanie w gestii użytkownika z etapu poprzedniego.
•Osoby wybrane przez pracownika poprzedniego etapu z grupy – umożliwi wybór użytkownika/użytkowników ze wskazanej grupy.
•Osoby wybrane przez pracownika poprzedniego etapu – umożliwi wybór użytkownika/użytkowników.
•Wybrana grupa – wszyscy użytkownicy przypisani do wybranej grupy.
•Wybrani pracownicy – tylko wybrani użytkownicy.
Zależnie od wybranej reguły dostępne są dodatkowe pola określające jej szczegółowe warunki.
Sposób przydzielania zadania Workflow – umożliwia określenie jak dokument będzie przydzielany do konkretnego użytkownika obsługującego na tym etapie w sytuacji, gdy jest ich kilku:
•Rozłącznie - wszyscy wybrani – do obsługi zostaną przedzieleni wszyscy wybrani użytkownicy.
•Łącznie - jeden z wybranych (kto pierwszy) – obsługa dokumentu zostanie przydzielona do użytkownika, który jako pierwszy go przyjmie.
•Łącznie w obrębie działu - kto pierwszy w obrębie działu – obsługa dokumentu zostanie przydzielona do użytkownika (oraz działu), który jako pierwszy go przyjmie.
Weryfikacja kosztów
Grupa ustawień sterujących wymogiem wypełnienia poszczególnych pól na tym etapie.
Ustawienia te stosowane są niezależnie od konfiguracji globalnej.
Weryfikacja dokumentu
Ustawienie wymogu powiązania rejestrowanego dokumentu z wnioskiem zakupowym, lub z umową, lub z pozycjami z zamówienia przed przejściem do kolejnego etapu.
Powiadomienia
Ustawienie czasu po jakim przesyłane będą powiadomienia e-mail o niezrealizowaniu zadania:
•do użytkownika obsługującego dany etap,
•do przełożonego użytkownika obsługującego dany etap,
•do wybranej grupy użytkowników.
Formalne zatwierdzenie (opcjonalne)
Dodatkowe ustawienie automatycznie dodawanej treści formalnego zatwierdzenia.
Akceptacja
Konfiguracja etapu
Reguła wyboru osób na tym etapie – wybór reguły, według której nastąpi kwalifikacja użytkowników obsługujących dokument na tym etapie obiegu.
•Bez akceptacji –
•Mapa akceptacji – Akceptacja wykonywana jest na podstawie zdefiniowanych dla ścieżki reguł akceptacji (Ustawienia aplikacji > Faktury zakupu > Mapa akceptacji). W przypadku nieodnalezienia odpowiedniej mapy akceptacji etap zostanie pominięty.
•Osoby akceptujące wybierane ręcznie z grupy: FAKTURY - Akceptujący wybierani ręcznie – umożliwi wybór akceptanta z użytkowników przypisanych do grupy systemowej FAKTURY - Akceptujący wybierani ręcznie.
•Osoby akceptujące wybierane ręcznie z wybranej grupy – umożliwi wybór użytkownika/użytkowników ze wskazanej grupy.
•Przełożony opisującego koszt (wg struktury) – osobą akceptującą będzie przełożony użytkownika opisującego dokument w etapie Opis merytoryczny. Dodatkowe ustawienie umożliwia wyłączenie użytkowników(przełożonych) należących wybranej grupy z wymogu akceptacji.
•Wybrana grupa – wszyscy użytkownicy przypisani do wybranej grupy.
•Wybrani pracownicy – tylko wybrani użytkownicy.
Zależnie od wybranej reguły dostępne są dodatkowe pola określające jej szczegółowe warunki.
Sposób przydzielania zadania Workflow – umożliwia określenie jak dokument będzie przydzielany do konkretnego użytkownika obsługującego na tym etapie w sytuacji, gdy jest ich kilku:
•Rozłącznie - wszyscy wybrani – do obsługi zostaną przedzieleni wszyscy wybrani użytkownicy.
•Łącznie - jeden z wybranych (kto pierwszy) – obsługa dokumentu zostanie przydzielona do użytkownika, który jako pierwszy go przyjmie.
•Łącznie w obrębie działu - kto pierwszy w obrębie działu – obsługa dokumentu zostanie przydzielona do użytkownika (oraz działu), który jako pierwszy go przyjmie.
Powiadomienia
Ustawienie czasu po jakim przesyłane będą powiadomienia e-mail o niezrealizowaniu zadania:
•do użytkownika obsługującego dany etap,
•do przełożonego użytkownika obsługującego dany etap,
•do wybranej grupy użytkowników.
Formalne zatwierdzenie (opcjonalne)
Dodatkowe ustawienie automatycznie dodawanej treści formalnego zatwierdzenia.
Weryfikacja rachunkowa
Reguła wyboru osób na tym etapie – wybór reguły, według której nastąpi kwalifikacja użytkowników obsługujących dokument na tym etapie obiegu.
Grupa – wybór grupy użytkowników obsługujących dokument na tym etapie.
Czy włączyć dodatkowy etap przyjęcia przez księgową faktury –
Główny księgowy
Reguła wyboru osób na tym etapie – wybór reguły (grupy lub poszczególnych pracowników), według której nastąpi kwalifikacja użytkowników obsługujących dokument na tym etapie obiegu.
Sposób przydzielania zadania Workflow – umożliwia określenie jak dokument będzie przydzielany do konkretnego użytkownika obsługującego na tym etapie w sytuacji, gdy jest ich kilku:
•Rozłącznie - wszyscy wybrani – do obsługi zostaną przedzieleni wszyscy wybrani użytkownicy.
•Łącznie - jeden z wybranych (kto pierwszy) – obsługa dokumentu zostanie przydzielona do użytkownika, który jako pierwszy go przyjmie.
•Łącznie w obrębie działu - kto pierwszy w obrębie działu – obsługa dokumentu zostanie przydzielona do użytkownika (oraz działu), który jako pierwszy go przyjmie.
Formalne zatwierdzenie (opcjonalne)
Dodatkowe ustawienie automatycznie dodawanej treści formalnego zatwierdzenia.
Akceptacja płatności
Reguła wyboru osób na tym etapie – wybór reguły, według której nastąpi kwalifikacja użytkowników obsługujących dokument na tym etapie obiegu.
•Osoby akceptujące wybierane ręcznie z grupy – umożliwi wybór akceptanta z użytkowników przypisanych do wybranej grupy .
•Wybrana grupa – wszyscy użytkownicy przypisani do wybranej grupy.
•Wybrani pracownicy – tylko wybrani użytkownicy.
Zależnie od wybranej reguły dostępne są dodatkowe pola określające jej szczegółowe warunki.
Sposób przydzielania zadania Workflow – umożliwia określenie jak dokument będzie przydzielany do konkretnego użytkownika obsługującego na tym etapie w sytuacji, gdy jest ich kilku:
•Rozłącznie - wszyscy wybrani – do obsługi zostaną przedzieleni wszyscy wybrani użytkownicy.
•Łącznie - jeden z wybranych (kto pierwszy) – obsługa dokumentu zostanie przydzielona do użytkownika, który jako pierwszy go przyjmie.
•Łącznie w obrębie działu - kto pierwszy w obrębie działu – obsługa dokumentu zostanie przydzielona do użytkownika (oraz działu), który jako pierwszy go przyjmie.
Wyłącz ten etap jeśli faktura jest oznaczona jako zapłacona – gdy ustawiono na tak, to dla faktur oznaczonych jako zapłacone ten etap zostanie pominięty.
Formalne zatwierdzenie (opcjonalne)
Dodatkowe ustawienie automatycznie dodawanej treści formalnego zatwierdzenia.
Akceptacja zarządu
Reguła wyboru osób na tym etapie – wybór reguły (grupy lub poszczególnych pracowników), według której nastąpi kwalifikacja użytkowników obsługujących dokument na tym etapie obiegu.
Zależnie od wybranej reguły dostępne są dodatkowe pola określające jej szczegółowe warunki.
Sposób przydzielania zadania Workflow – umożliwia określenie jak dokument będzie przydzielany do konkretnego użytkownika obsługującego na tym etapie w sytuacji, gdy jest ich kilku:
•Rozłącznie - wszyscy wybrani – do obsługi zostaną przedzieleni wszyscy wybrani użytkownicy.
oProcent akceptacji wymagany do zatwierdzenia etapu – określa jaki % wybranych akceptantów musi zatwierdzić ten etap aby przejść do kolejnego.
•Łącznie - jeden z wybranych (kto pierwszy) – obsługa dokumentu zostanie przydzielona do użytkownika, który jako pierwszy go przyjmie.
•Łącznie w obrębie działu - kto pierwszy w obrębie działu – obsługa dokumentu zostanie przydzielona do użytkownika (oraz działu), który jako pierwszy go przyjmie.
Formalne zatwierdzenie (opcjonalne)
Dodatkowe ustawienie automatycznie dodawanej treści formalnego zatwierdzenia.
Logistyka
Reguła wyboru osób na tym etapie – wybór reguły (grupy lub poszczególnych pracowników), według której nastąpi kwalifikacja użytkowników obsługujących dokument na tym etapie obiegu.
Zależnie od wybranej reguły dostępne są dodatkowe pola określające jej szczegółowe warunki.
Sposób przydzielania zadania Workflow – umożliwia określenie jak dokument będzie przydzielany do konkretnego użytkownika obsługującego na tym etapie w sytuacji, gdy jest ich kilku:
•Rozłącznie - wszyscy wybrani – do obsługi zostaną przedzieleni wszyscy wybrani użytkownicy.
•Łącznie - jeden z wybranych (kto pierwszy) – obsługa dokumentu zostanie przydzielona do użytkownika, który jako pierwszy go przyjmie.
•Łącznie w obrębie działu - kto pierwszy w obrębie działu – obsługa dokumentu zostanie przydzielona do użytkownika (oraz działu), który jako pierwszy go przyjmie.
Formalne zatwierdzenie (opcjonalne)
Dodatkowe ustawienie automatycznie dodawanej treści formalnego zatwierdzenia.
Księgowanie magazynowe
Reguła wyboru osób na tym etapie – wybór reguły (grupy lub poszczególnych pracowników), według której nastąpi kwalifikacja użytkowników obsługujących dokument na tym etapie obiegu.
Zależnie od wybranej reguły dostępne są dodatkowe pola określające jej szczegółowe warunki.
Sposób przydzielania zadania Workflow – umożliwia określenie jak dokument będzie przydzielany do konkretnego użytkownika obsługującego na tym etapie w sytuacji, gdy jest ich kilku:
•Rozłącznie - wszyscy wybrani – do obsługi zostaną przedzieleni wszyscy wybrani użytkownicy.
•Łącznie - jeden z wybranych (kto pierwszy) – obsługa dokumentu zostanie przydzielona do użytkownika, który jako pierwszy go przyjmie.
•Łącznie w obrębie działu - kto pierwszy w obrębie działu – obsługa dokumentu zostanie przydzielona do użytkownika (oraz działu), który jako pierwszy go przyjmie.
Formalne zatwierdzenie (opcjonalne)
Dodatkowe ustawienie automatycznie dodawanej treści formalnego zatwierdzenia.
Weryfikacja kontrolingu
Reguła wyboru osób na tym etapie – wybór reguły (grupy lub poszczególnych pracowników), według której nastąpi kwalifikacja użytkowników obsługujących dokument na tym etapie obiegu.
Zależnie od wybranej reguły dostępne są dodatkowe pola określające jej szczegółowe warunki.
Sposób przydzielania zadania Workflow – umożliwia określenie jak dokument będzie przydzielany do konkretnego użytkownika obsługującego na tym etapie w sytuacji, gdy jest ich kilku:
•Rozłącznie - wszyscy wybrani – do obsługi zostaną przedzieleni wszyscy wybrani użytkownicy.
•Łącznie - jeden z wybranych (kto pierwszy) – obsługa dokumentu zostanie przydzielona do użytkownika, który jako pierwszy go przyjmie.
•Łącznie w obrębie działu - kto pierwszy w obrębie działu – obsługa dokumentu zostanie przydzielona do użytkownika (oraz działu), który jako pierwszy go przyjmie.
Formalne zatwierdzenie (opcjonalne)
Dodatkowe ustawienie automatycznie dodawanej treści formalnego zatwierdzenia.
Zamówienia publiczne
Reguła wyboru osób na tym etapie – wybór reguły (grupy lub poszczególnych pracowników), według której nastąpi kwalifikacja użytkowników obsługujących dokument na tym etapie obiegu.
Zależnie od wybranej reguły dostępne są dodatkowe pola określające jej szczegółowe warunki.
Sposób przydzielania zadania Workflow – umożliwia określenie jak dokument będzie przydzielany do konkretnego użytkownika obsługującego na tym etapie w sytuacji, gdy jest ich kilku:
•Rozłącznie - wszyscy wybrani – do obsługi zostaną przedzieleni wszyscy wybrani użytkownicy.
•Łącznie - jeden z wybranych (kto pierwszy) – obsługa dokumentu zostanie przydzielona do użytkownika, który jako pierwszy go przyjmie.
•Łącznie w obrębie działu - kto pierwszy w obrębie działu – obsługa dokumentu zostanie przydzielona do użytkownika (oraz działu), który jako pierwszy go przyjmie.
Formalne zatwierdzenie (opcjonalne)
Dodatkowe ustawienie automatycznie dodawanej treści formalnego zatwierdzenia.