Mozilla Thunderbird jest niezwykle popularnym klientem poczty, który na wielu polach może konkurować z MS Outlook. Użytkownicy korzystający na co dzień z Thunderbirda również mogą przenieść swoje kontakty do Symfonia Obieg Dokumentów.
Aby zaimportować kontakty z programu Mozilla Thunderbird, należy:
1.Uruchomić program Mozilla Thunderbird, a następnie z belki narzędziowej wybrać Adresy.
2.W nowym oknie w lewej kolumnie zaznaczyć książkę adresową, którą chce się przenieść, a następnie z menu Narzędzia wybrać opcję Eksportuj.
3.W nowym oknie w polu Nazwa pliku należy podać nazwę nowego pliku. Poza tym w polu Zapisz jako typ należy wybrać opcję Rozdzielany przecinkami (kodowanie systemowe) (*.csv). Potem wskazać, gdzie ma zostać zapisany plik i kliknąć przycisk Zapisz.
4.Uruchomić arkusz kalkulacyjny (w dalszej części wykorzystano MS Excel, ale można również użyć LibreOffice Calc), utworzyć nowy arkusz i przejść do zakładki Dane, a potem wybrać opcję Z pliku tekstowego/CSV. W nowym oknie należy odszukać i wskazać plik, a potem kliknąć przycisk Importuj.
5.Na ekranie monitora pojawi się okno importu danych. MS Excel automatycznie wykryje i dopasuje dane. Uzyskany widok przypomina zawartość poniższego rysunku. Jeżeli dane nie wczytały się poprawnie, należy skorzystać z opcji oznaczonych ramką. Zmiana kodowania znaków rozwiąże problem braku polskich liter, a opcja Ogranicznik poprawi podział danych na odpowiednie kolumny. Jeżeli wszystko wygląda poprawnie, należy kliknąć przycisk Załaduj i chwilę zaczekać.
6.W arkuszu kalkulacyjnym pojawią się kontakty pobrane z pliku pobranego z Mozilla Thunderbird. Arkusz należy przejrzeć i dopasować do wymagań Symfonia Obieg Dokumentów. Oznacza to, że konieczne jest:
oNazwanie poszczególnych kolumn według wzoru z obrazka poniżej. Warto wykonać tę czynność, bo ułatwi to późniejsze działania.
oUsunięcie zbędnych danych, które nie mieszczą się we wzorze z obrazka poniżej. Warto zostawić wyłącznie te dane, które można zaimportować do systemu. Są to imię i nazwisko, adres e-mail, telefon komórkowy, telefon stacjonarny, fax, stanowisko, opis, data urodzenia, data imienin, NIP oraz nazwa firmy. Resztę informacji można usunąć.
7.Poprawiony arkusz należy zapisać jako plik CSV. W tym celu trzeba wybrać opcję Plik, a potem Zapisz jako. W oknie zapisu należy podać nazwę oraz w polu Zapisz jako typ ustawić CSV (rozdzielany przecinkami) (*.csv), a potem kliknąć przycisk Zapisz.
8.W module Kontakty kliknąć przycisk Import z pliku CSV, który znajduje się na belce narzędziowej.
9.W nowym oknie w polu Plik należy kliknąć trzy kropki, a następnie wskazać plik CSV, który został przygotowany w poprzednim podpunkcie. Wybór należy zatwierdzić przyciskiem Otwórz.
10.W polu Separator należy ustawić średnik. Dla Separator tekstu trzeba wybrać symbol ” (cudzysłów). Kodowanie należy ustawić na cp1250. Wprowadzone ustawienia powinny zostać zatwierdzone kliknięciem przycisku Dalej.
11.Następny krok wymaga utworzenia powiązań między danymi w arkuszu a polami w systemie:
oW polu Podgląd importowanego pliku należy sprawdzić, czy poprawnie wczytano dane. Trzeba zwrócić uwagę na polskie znaki oraz podział tekstu na odpowiednią kolumnę. Jeżeli coś poszło nie tak, należy wrócić do poprzedniego okna (przycisk Wstecz) i zmienić ustawienia opcji Separator, Separator tekstu oraz Kodowanie.
oJeżeli wszystko się zgadza, należy kolejno klikać i przeciągać nazwy kolumn, tak jak pokazuje to strzałka na rysunku poniżej. Podczas przeciągania lewy przycisk myszy powinien być cały czas wciśnięty. Po poprawnym przeciągnięciu typu kolumny do sekcji Powiązania powinien się tam pojawić adres kolumny.
oW polu Właściciel z listy należy wybrać właściciela, do którego chce się zaimportować kontakty.
oW polu Zacznij od należy ustawić numer wiersza, w którym zaczynają się właściwe dane. Jeżeli pierwszy wiersz to nazwy kolumn, a drugi to konkretne dane, należy tutaj ustawić wartość 2.
oW polu Dane istniejących osób należy ustawić wartość Pozostaw. Dzięki temu, w przypadku ewentualnych dubli, dane w Symfonia Obieg Dokumentów nie zostaną zastąpione tymi z pliku CSV.
oW celu kontynuowania należy kliknąć przycisk Dalej.
12.W tej chwili na ekranie pojawi się podsumowanie z informacjami na temat tego, ile kontaktów zostanie zaimportowanych do systemu. Przejście do następnego kroku jest możliwe po kliknięciu przycisku Dalej.
13.w tej chwili na ekranie pojawi się okno modułu Kontakty, w którym powinny być widoczne nowe dane zaimportowane z pliku CSV.
