Kartoteka klienta to widok wszystkich danych powiązanych z klientem. Poza danymi teleadresowymi w kartotece można również znaleźć terminarz, powiązane sprawy, dokumenty oraz zaplanowane zadania.
Aby otworzyć kartotekę klienta, należy odszukać go na liście. Można to zrobić za pomocą wyszukiwarki. Wystarczy wpisać w pole wyszukiwarki nazwę szukanego klienta lub jej część, a następnie nacisnąć klawisz Enter. Lista wyników zostanie ograniczona do tych pozycji, które spełniają kryteria wyszukiwania. Następnie należy dwukrotnie kliknąć nazwę klienta na liście. Na ekranie monitora pojawi się okno kartoteki.
Zakładka Podsumowanie
Zawartość zakładki Podsumowanie dzieli się na kilka części. Pierwsza to podstawowe informacje teleadresowe, natomiast druga zawiera dane kontaktowe do klienta. Zwartość obu sekcji można poddać edycji, klikając przycisk Edytuj.
Edycja i uzupełnianie danych w profilu klienta >>
Zaplanowane zadania
Sekcja Zaplanowane zadania umożliwia podglądanie zadań powiązanych z danym klientem, jeżeli takowe zostały utworzone. Za pomocą przycisku ZAPLANUJ ZADANIE można dodać nowe zadanie, które zostanie powiązane z danym klientem. Więcej informacji - dodatkowe operacje >>
Linia czasu
Znajdująca się pod spodem Linia czasu to lista zdarzeń i dokumentów powiązanych z kontrahentem wraz z informacjami, kiedy i przez kogo były modyfikowane. Kliknięcie lewym przyciskiem myszy elementu na liście spowoduje wyświetlenie okna edycji zdarzenia lub dokumentu.
Historia zmian
Ostatnim elementem, który może być przydatny, jest przycisk HISTORIA. Po jego kliknięciu otwarte zostanie okno z rejestrem wszystkich zmian wprowadzanych na karcie klienta. Rejestr zawiera dokładne dane na temat tego, kto, kiedy i co zmienił. Całość można w wygodny sposób filtrować lub przeszukiwać.
Uzupełnieniem zakładki Podsumowanie są przyciski RAPORTY i DASHBOARD. Rozwiązania oferowane przez te przyciski dostępne są w ramach specjalnego dodatku Custom, który szerzej opisano w oddzielnym artykule. Za pomocą tych przycisków można tworzyć dodatkowe raporty.
Zakładka Terminarz
Terminarz to jedna z ważniejszych zakładek w kartotece klienta. To w tym miejscu widoczny jest podgląd wszystkich wykonanych lub zaplanowanych działań związanych z klientem.
Więcej informacji - Terminarz >>
Centralna część okna zawiera wykaz zaplanowanych działań związanych z klientem. Wykaz można filtrować, używając opcji Ustaw filtrowanie listy. System daje możliwość filtrowania m.in. według typu działania, priorytetu, kategorii oraz terminu. Poza tym możliwa jest zmiana sposobu wyświetlania listy. Domyślnie lista ma chronologiczny porządek, ale można ją zmienić na zwykłą listę. Możliwe jest też szybkie odfiltrowanie pozycji, które zostały już załatwione (opcja załatwione na pasku narzędziowym) lub mają charakter cykliczny (opcja wszystkie cykliczne na pasku narzędziowym).
Podwójne kliknięcie pozycji na liście w terminarzu spowoduje otwarcie okna charakterystycznego dla konkretnego typu działania. Na przykład w przypadku zadania otwarte zostanie okno zadania. Można również wskazać pozycję na liście i kliknąć przycisk Edycja (z ikoną ołówka) na pasku narzędziowym.
Na pasku narzędziowym dostępnych jest kilka opcji, które pozwalają na szybkie utworzenie danego typu działania:
•Zadania – daje możliwość utworzenia zadania powiązanego z danymi klientem, na przykład zadzwonić w sprawie odpowiedzi na ofertę.
•Spotkanie – pozwala na utworzenie spotkania.
•Termin – pozwala na ustawienie terminu, na przykład koniec polisy ubezpieczeniowej, urodziny itp. Opis tworzenia nowego terminu znajduje się w tym miejscu.
•Nowa rozmowa telefoniczna – pozwala dodać informacje na temat przeprowadzonej rozmowy telefonicznej z danymi klientem.
•Nowe przypomnienie – odpowiada za ustawienie przypomnienia dotyczącego danego klienta. Sposób wykorzystania może być różny – można na przykład ustawić przypomnienie o tym, że z końcem miesiąca mija termin na rozliczenie konta i wystawienie faktury. Przypomnienia można również ustawiać do samych zadań, spotkań i terminów, a więc w sytuacjach, kiedy nie trzeba oznaczać źródłowego zdarzenia jako wykonanego. W oznaczonym czasie wyskoczy okno przypomnienia i po potwierdzeniu zostanie usunięte.
•Nowa adnotacja – pozwala podłączyć prostą notatkę do kartoteki klienta.
W tym miejscu warto raz jeszcze podkreślić to, że zakładka Terminarz zawiera wyłącznie działania powiązane z konkretnym klientem. Natomiast w module Terminarz można przeglądać wszystkie zdarzenia dotyczące pozostałych klientów lub niepowiązane z żadnym z nich.
W niniejszym miejscu nie opisano działań zmierzających na przykład do założenia zadania, spotkania czy notatki. Wszystkie te elementy opisano w artykule poświęconym modułowi Terminarz.
Zakładka Dokumenty
Zakładka Dokumenty to miejsce, w którym widoczne są wszystkie dokumenty powiązane z danym klientem. Dokumenty wyświetlane są w formie listy, a podwójne kliknięcie danej pozycji powoduje otwarcie okna właściwości danego elementu.
Zawartość okna może zostać w prosty sposób przeszukana lub odfiltrowana (opcja Ustaw filtrowanie listy). Na pasku narzędziowym dostępnych jest kilka przycisków, które pozwalają m.in. na utworzenie nowego dokumentu. Poza tym można edytować i drukować istniejące pozycje. Możliwe jest również szybkie przekazanie dokumentu lub odpowiedź na otrzymany.
W tym miejscu warto raz jeszcze podkreślić to, że zakładka Dokumenty zawiera wyłącznie dokumenty powiązane z konkretnym klientem. Natomiast w module Dokumenty można przeglądać dokumenty dotyczące wszystkich klientów lub niepowiązane z żadnym.
Wszelkie funkcje zakładki Dokumenty pokrywają się z tym, co ujęto w opisie modułu Dokument, dlatego informacje takie jak tworzenie nowego pisma przychodzącego czy przekazanie dokumentu, znaleźć można w tym artykule.
Zakładka Sprawy
W zakładce Sprawy widoczne są wszystkie sprawy powiązane z danym klientem. Funkcjonalność tej zakładki jest dokładnie taka sama, jak modułu Sprawy. Różnica polega na tym, że w zakładce Sprawy widać tylko to, co dotyczy danego klienta. Natomiast moduł Sprawy daje podgląd całości spraw, które mają związek z zalogowanym użytkownikiem.
Centralna część okna zawiera wykaz spraw, które można przeszukiwać i filtrować w wygodny sposób, używając dedykowanych narzędzi. Podwójne kliknięcie sprawy na liście otworzy nowe okno zawierające jej szczegóły. Można również wskazać sprawę na liście i skorzystać z przycisku Edycja na pasku narzędziowym.
Z poziomu paska narzędziowego możliwe jest również szybkie utworzenie nowej sprawy, usunięcie zbędnych już pozycji z listy oraz zamknięcie załatwionych spraw.
Zarządzanie sprawami (tworzenie, edycja, usuwanie i zamykanie) wygląda dokładnie tak samo, jak w przypadku modułu Sprawy.