Okno to umożliwia wprowadzanie, przeglądanie i modyfikowanie wszystkich danych związanych z kontrahentem w zakresie zależnym od uprawnień użytkownika. Ze względu na dużą ilość informacji związanych z kontrahentem, okno jest podzielone na kilka stron.
Do kartoteki kontrahentów można wprowadzić osobę fizyczną, która jest kontrahentem Firmy, a jej dane osobowe wymagają ochrony zgodnie z Ustawą o ochronie danych osobowych.
Aby zmodyfikować dane wprowadzonego do kartoteki kontrahenta, należy dwukrotnie kliknąć lewym klawiszem myszki w wybranym polu lub zaznaczyć pozycję, która ma być aktualizowana (klikając jednokrotnie lewym klawiszem myszki lub przenosząc się w wybrane pole tabulatorem) i wybrać literę lub cyfrę z klawiatury, inicjując tym samym chęć edycji danych. Można również z menu kontekstowego (dostępnego po kliknięciu w wybranym polu prawym klawiszem myszy) wybrać polecenie Edytuj (Ctrl+Enter).
Kod kontrahenta – nazwa (gdy nowy kontrahent został wprowadzony jako firma) lub nazwisko i imię (gdy nowy kontrahent został wprowadzony jako osoba fizyczna), które identyfikują kontrahenta w czasie wszystkich operacji przeglądania lub wyszukiwania informacji o nim – jest widoczna na każdej ze stron. Możesz podać tu skrót literowy lub numer NIP, jeśli uważasz to za wygodniejsze. Można wprowadzić 40 znaków.
Pozycja – pole umożliwia wpisanie numeru kontrahenta. Jeśli nie wypełnisz tego pola, program nada automatycznie numer kolejny (najwyższy istniejący plus jeden) kontrahentowi rejestrowanemu w kartotece, ale dopiero po wybraniu przycisku Zapisz. Numer ten jest wykorzystywany przykładowo przy księgowaniu wszystkich pozycji pochodzących z kartoteki Kontrahenci jako grupy kont analitycznych.
Pola Kod i Pozycja muszą być wypełnione w sposób unikalny dla każdego kontrahenta, aby móc go zapisać do kartoteki. Jeśli w polu skrót podajesz NIP, pamiętaj, że numer NIP może się powtórzyć dla kilku oddziałów jednej firmy.
Informacje – przycisk rozwija menu z poleceniami: Dane osobowe, Raport o danych osobowych, Dane kontrahenta na dokumentach.
Anuluj – anuluje aktualnie wprowadzane zmiany danych o kontrahenta. Zapisz – zapisuje zmiany w danych kontrahenta. |
Dane podstawowe Z menu rozwijanego dla ikony z lewej strony pola Nazwa możemy wybrać rodzaj kontrahenta: •Firma – firma z którą prowadzona jest współpraca biznesowa, •Osoba fizyczna (firma) – osoba fizyczna prowadząca działalność gospodarczą, •Osoba fizyczna – osoba fizyczna nie prowadząca działalności (progi odsetkowe dla takiego kontrahenta będą według stawek dla osoby fizycznej).
Imię, Nazwisko – imię i nazwisko kontrahenta będącego osobą fizyczną, którego dane osobowe podlegają ochronie prawnej. Pola te, podobnie jak informacje dotyczące danych osobowych (pod przyciskiem Informacje), występują wówczas, kiedy użytkownik zamierza wprowadzić kontrahenta, jako osobę fizyczną lub osobę fizyczną prowadzącą działalność gospodarczą. Po uzupełnieniu pól (Imię i Nazwisko) automatycznie wypełniane jest pole Nazwa jako ciąg znaków "nazwisko_imię". Podobnie wypełniany jest Kod kontrahenta (danymi z pola Nazwa). Można wprowadzić 40 znaków w polu Imię oraz 40 znaków w polu Nazwisko.
Nazwa – pełna nazwa kontrahenta (firmy) lub "nazwisko_imię" kontrahenta-osoby fizycznej. Będzie ona wykorzystywana przy sporządzaniu wydruków np. z rozrachunków, rejestrów VAT. Można wprowadzić 150 znaków.
Ulica, Kod, Miejscowość, Rejon, kraj – dane adresowe kontrahenta. Przy wypełnianiu pól dla kontrahentów zagranicznych pamiętaj, że wypełnienie adresu jest niezbędne dla rejestrów VAT. W polu kraj z rozwijanej listy wybierz kraj kontrahenta należącego do Unii Europejskiej. Lista zawiera tylko te kraje, które zostały zaznaczone jako aktywne w kartotece Kraje). Można wprowadzić odpowiednio: dla nazwy ulicy 50 znaków, dla kodu 10 znaków, dla miejscowości 50 znaków.
Ewidencja VIES, Nip, Pesel, Regon – kolejne informacje są niezbędne dla łatwiejszej identyfikacji kontrahenta na listach w czasie przeglądania lub wyszukiwania informacji o nim. VIES to znacznik czy kontrahent z kraju UE jest zarejestrowany dla celów transakcji wewnątrzunijnych. Jeżeli tak to należy zaznaczyć pole Zarejestrowany w VIES i wpisać jego numer NIP. W przypadku kontrahentów należących do państw członkowskich UE program waliduje numer NIP zgodnie z formatem NIP obowiązującym w danym kraju członkowskim. Należy podać przynajmniej jeden identyfikator Nip, Pesel lub Regon. Przy sporządzaniu wydruków rejestrów VAT numer NIP jest pobierany właśnie z tej kartoteki. Numer NIP nie musi być numerem unikalnym. Jeśli firma ma kilka oddziałów, możesz wprowadzać dla każdej z nich ten sam numer. Pojawi się wówczas tylko stosowne ostrzeżenie. W kartotece Kontrahenci dopuszczalne są dwa formaty numeru NIP: xxx-xxx-xx-xx oraz xxx-xx-xx-xxx. Dopuszczalne jest również wpisanie numeru NIP bez myślników lub z przedrostkiem PL (np.: PLxxxxxxxxxx). Jeśli nie znasz numeru NIP kontrahenta, nie wypełniaj tego pola. Liczby znaków są dostosowane do ustalonego sposobu zapisywania powyższych numerów ewidencyjnych. Podatnik VAT czynny – oznacza czy kontrahent jest płatnikiem VAT.
Jednostka powiązana – oznacza kontrahenta powiązanego kapitałowo z firmą na potrzeby raportowania JPK_V7. Podczas wystawiania dokumentów dla takiego kontrahenta automatycznie oznaczany będzie dla JPK_V7 parametr TP. W przypadku oznaczenia dla dokumentu parametru TP niezgodnego z konfiguracją kontrahenta program wyświetli ostrzeżenie.
Pobierz z GUS / Pobierz z KAS Przycisk uruchamia wczytanie danych kontrahenta z serwisu Głównego Urzędu Statystycznego lub serwisu Krajowej Administracji Skarbowej. Kontrahent jest identyfikowany na podstawie wprowadzonego numeru NIP, REGON lub KRS. Numer KRS może być wpisany w polu NIP lub REGON.
Kontakty Dane osoby, z którą utrzymywany jest kontakt w firmie kontrahenta. Jeżeli pola strona WWW i adres e-mail zostaną wypełnione poprawnie, wówczas: •klikniecie na adres strony spowoduje otwarcie strony internetowej kontrahenta •klikniecie na adres e-mail umożliwi wysyłanie wiadomości e-mail do kontrahenta. Aby pola strona WWW i adres e-mail zadziałały poprawnie musisz posiadać łącze internetowe. |
Rachunek bankowy – pełne dane rachunku bankowego kontrahenta. Polecenie Dodaj otwiera okno do edycji i można wprowadzić symbol rachunku bankowego oraz jego numer. Dwie ostatnie kolumny informują czy i kiedy rachunek bankowy został zweryfikowany z rejestrem podatników z rejestrem podatników Krajowej Administracji Skarbowej: •Rejestr – informuje o aktualnym statusie weryfikacji rachunku bankowego. •Data weryf. – informuje, dla którego dnia wykonana została ostatnia weryfikacja rachunku bankowego.
Sprawdź – weryfikuje zgodność rachunków bankowych kontrahenta z rejestrem podatników VAT Krajowej Administracji Skarbowej.
Uwagi – możesz zanotować własne bieżące uwagi o kontrahencie.
Znacznik – można dodać znacznik dla kontrahenta.
Status – może się zdążyć tak, że jednego kontrahenta mamy zapisanego w bazie podwójnie pod dwoma różnymi nazwami. Taka sytuacja może się np. zdążyć przy imporcie kartotek z innych modułów Symfonia ERP. Jeżeli taki kontrahent został użyty nie można go już skasować. W tym celu powstało pole umożliwiające zablokowanie takich zdublowanych kontrahentów. Wystarczy kliknąć w pole aktywny i status zostanie zmieniony na nieaktywny. W sytuacji gdy takiego zablokowanego kontrahenta zechcemy jednak użyć w dokumencie, pojawi się komunikat informujący o jego zablokowaniu. Jeżeli potwierdzimy komunikat przyciskiem Tak, kontrahent zostanie użyty.
Zadłużenie Limit kredytu – określa kwotę i walutę limitu kredytowego kontrahenta.
Mechanizm Podzielonej Płatności Zlecanie przelewów MPP – ustawienie umożliwia zablokowanie lub wymuszenie dla kontrahenta wystawiania przelewów z mechanizmem podzielonej płatności. W przypadku ustawienia kontrahentowi wymogu stosowania przelewów MPP program nie pozwoli zlecić przelewu bez MPP. |
Jeśli dla kontrahenta nie ma aktywnych wymiarów, to zakładka Wymiary jest niewidoczna. Wymiary analityczne są to wartości reprezentujące dane opisowe, np. Data. Towar, Kontrahent. Na zakładce Ustawienia \ Wymiary \ Wszystkie znajduje się predefiniowana lista wymiarów analitycznych, które mogą zostać nadane kontrahentom znajdującym się w kartotece kontrahentów stałych, kontom księgowym z planu kont oraz MKP. Użytkownik może też zdefiniować własne wymiary. Jeżeli typ definiowanego wymiaru jest słownikowy, wówczas należy go wybrać z listy słowników znajdującej się w menu Kartoteki \ Słowniki. Poszczególne elementy słownika mogą być dodawane w czasie uzupełniania wymiaru w kartotece. Użytkownik może definiować własne wymiary analityczne w oknie Ustawienia \ Wymiary \ Wszystkie. |
Okno umów składa się z trzech części: paska narzędziowego, tabeli z listą umów oraz panelu z danymi szczegółowymi wybranej na liście umowy. Panel podzielony jest na zakładki. Każda zakładka pokazuje zgrupowane cechy wybranego elementu.
Pasek narzędziowy, przy pomocy którego możemy wykonywać operacje związane z dokumentami, zawiera następujące polecenia: •Dodaj – otwiera okno kreatora Nowa umowa kontrahenta, gdzie można dodać nową umowę. •Podpisz – otwiera okno gdzie można podpisać wybraną z listy umowę. •Wyślij – otwiera okno kreatora Wysyłanie umowy, przy pomocy którego można wybrać miejsce i sposób, a następnie wysłać umowę. •Potwierdzenie – otwiera okno dialogowe z pytaniem "Czy na pewno potwierdzić umowę?". Po wybraniu Tak umowa zostaje potwierdzona. Umowa niepotwierdzona uniemożliwia w module handlowym wystawienie e-faktury dla kontrahenta. •Rezygnacja – wybranie opcji spowoduje rezygnację z zaznaczonej umowy. •Usuń – usuwa zaznaczone na liście umowy. •Filtrowanie – otwiera okno Filtrowanie, gdzie znajdują się dane opisujące umowy po których można je filtrować. •Odśwież – odświeża zawartość wyświetlanego okna. •Szukaj – umożliwia wyszukiwanie danych.
Tabela z listą umów składa się z nagłówka oraz listy umów stanowiących wiersze tabeli. Kolumny tabeli opisują poszczególne cechy każdej umowy. Podczas pracy z tabelami można indywidualnie dostosować szerokość kolumn, można sortować pozycje listy według zawartości poszczególnych kolumn. Podwójne kliknięcie na pionową linię podziału kolumn powoduje automatyczne dostosowanie szerokości kolumn do zawartości wierszy. Istnieje również możliwość zmiany sposobu sortowania prezentowanej listy. Nazwy (nagłówki) wszystkich kolumn są jednocześnie przyciskami do zmiany sposobu posortowania. Numer – numer umowy. Data rozpoczęcia – data od której umowa obowiązuje. Data zakończenia – data do której umowa obowiązuje. Rodzaj – wskazuje na wybór opcji: zgoda na wysyłkę, zgoda na odbiór lub zgoda na wysyłkę i odbiór. Źródło – informacja o sposobie rejestracji umowy: wygenerowana, zarejesrtowana istniejąca umowa, podpisana w serwisie www.miedzyfirmami.pl Podpisana – informacja czy umowa została podpisana. Wysłana – informacja czy umowa została wysłana. Potwierdzona – informacja czy umowa została potwierdzona. e-mail – adres e-mailowy kontrahenta, na który będą wysyłane dokumenty elektroniczne. Aktywna – określa aktywność lub nieaktywność umowy, czyli to czy dana umowa obowiązuje czy też nie. Aktywność można zmienić po zaznaczeniu umowy na liście i wybraniu polecenia Zmień aktywność z menu podręcznego. NIP – tu pojawia się numer identyfikacji podatkowej kontrahenta nadany przez urząd skarbowy, w formacie xxx-xxx-xx-xx (lub zapis bez spacji). Nazwa kontrahenta – tu pojawia się nazwa kontrahenta w takiej formie jaka będzie się pojawiać na umowie. Jeżeli kontrahent jest osobą fizyczną, to w tym polu pojawia się połączenie zawartości pól Nazwisko i Imię. |
Na zakładce Kontakty można zarządzać danymi kontaktowymi kontrahenta. Poszczególne kontakty prezentowane są w formie listy. Jeżeli użytkownik ma dostęp jedynie do swoich kontaktów na liście i w całej aplikacji widzi jedynie kontakty dla których wskazany jest jako opiekun. |
Zobacz również: