Dokument importowy (DIM)

Numer ewidencyjny – Możesz wskazać typ wprowadzanego dokumentu księgowego. Program automatycznie ustawia się na wybranym poprzednio typie dokumentu. Z pola listy możesz wybrać dowolny typ wprowadzanego dokumentu. Następnie należy zaakceptować podpowiadany lub podać własny numer kolejny dokumentu w ramach typu dokumentu. Jeśli wprowadzasz numer własny, program sprawdzi, czy numer ten nie powtarza się. Numeracja jednak nie musi być tu ciągła.

Data wprowadzenia – Moduł pokazuje datę dla programu. Jeżeli chcesz, aby data wprowadzenia była inna, zmień datę dla programu.

Data dokumentu – Wprowadź datę z dokumentu. Dokument nie musi być od razu księgowany, może być skierowany do bufora i tam poczekać na wydanie polecenia księgowania.

Data odprawy celnej – Moduł podpowiada datę dokumentu. Jeśli data odprawy jest inna, wpisz ją do pola edycyjnego. Data ta przyporządkowuje fakturę lub rachunek do okresu sprawozdawczego, a także do odpowiedniego okresu w rejestrze VAT. Data wpływu umożliwia odpowiednie sortowanie dokumentów w Rejestrze Importu.

Dla wygody użytkownika program podpowiada daty. Po wejściu do pola edycyjnego kursor ustawia się na końcu daty.

Jeśli chcesz wprowadzić zmiany, użyj do tego klawisza Backspace. Jeśli kursor znajduje się na początku pola, wówczas wciśnięcie klawisza spacji spowoduje przejście do kolejnych części daty: do miesiąca i dnia. W polu daty możesz także skorzystać z podręcznego kalendarza, przez naciśnięcie kombinacji klawiszy (ALT + strzałka w dół) lub prawego przycisku myszki.

Okres sprawozdawczy – Wybierz okres, w jaki zamierzasz księgować dokument.

Program podpowiada okres sprawozdawczy zależnie od ustawień definicji dokumentu (na podstawie daty wpływu, daty dokumentu lub daty operacji gospodarczej). Jeśli w opcjach definiowania dokumentu nie został wybrany sposób podpowiadania okresu sprawozdawczego, będzie on podpowiadany na podstawie daty dokumentu. Jeśli chcesz, aby dokument, który ma datę np. z maja i jest wprowadzany w maju, doliczyć do obrotów z kwietnia, możesz wskazać okres sprawozdawczy IV. Spowoduje to, że dokument będzie miał datę majową, ale doliczony będzie do obrotów kwietnia.

Numer dokumentu – Podajesz symbol i numer własny z dokumentu (np. numer rachunku lub numer polecenia księgowania).

Treść – Możesz podać dowolny tekst opisujący dokument. Tekst ten jest automatycznie dopisywany do dokumentu i pojawi się jako propozycja opisu pola zapisu z tego dokumentu. Dla przyspieszenia wprowadzania danych do tego pola możesz skorzystać z wcześniej wprowadzonych tekstów. Naciskając kombinację klawiszy (ALT + strzałka w dół) lub wciskając prawy przycisk myszy możesz otworzyć okno prezentujące listę podpowiedzi treści dla tego typu dokumentu. Lista ta jest początkowo pusta, możesz dodawać do niej dowolne własne opisy dokumentu. Tak wprowadzone treści można dowolnie poprawiać lub usuwać.

Znacznik – umożliwia przypisanie znacznika dla dokumentu.

Atrybuty JPK_V7 (Alt+v) – Przycisk otwiera okno wyboru atrybutów opisujących dokument na potrzeby deklaracji JPK_V7.

Deklaracje JPK_V7 >>

Ramka danych kontrahenta

Numer kontrahenta – Wpisz numer kontrahenta taki, jaki został mu nadany w kartotece stałych Kontrahentów. Jeśli kontrahent istnieje w kartotece, to w polu Skrót pojawi się skrót podanego kontrahenta. Jeżeli natomiast kontrahent o podanym numerze nie istnieje, to w polu Skrót pojawi się tekst =nieznany=.

Możesz również podać skrót kontrahenta w polu Skrót, jeśli nie pamiętasz jego numeru. Jeśli istnieje kontrahent o podanym skrócie, zostanie on odnaleziony w kartotece stałych Kontrahentów i odpowiedni numer zostanie wpisany w polu Numer kontrahenta.

Jeżeli nie pamiętasz tych szczegółowych danych kontrahenta, wskaż przycisk i wybierz z menu kontrahenta stałego lub kontrahenta incydentalnego. Akcja przeniesie się do okna odpowiedniej kartoteki Kontrahentów. Po wyborze i wskazaniu właściwego kontrahenta należy wskazać przycisk Użyj lub dwukrotnie kliknąć lewym przyciskiem myszki na wybranym elemencie kartoteki. Wymusi to powrót do wprowadzania dokumentu z wypełnionymi stosownymi polami zgodnie z wyborem z kontrahenta.

Jeśli wpiszesz dane kontrahenta w ramce kontrahenta, to program nie podpowie stosownego numeru konta analitycznego. Natomiast jeśli najpierw wpiszesz numer konta i numer analityki dla kontrahenta w części zapis, to pole w ramce zostanie wypełnione automatycznie.

Postępowanie dla kontrahentów incydentalnych jest znacznie uproszczone. Wypełniając w dokumencie pola związane z kontrahentem możesz wpisać tylko jego numer NIP. Jeśli kontrahent o podanym numerze NIP już jest zapisany w kartotece, wówczas jego skrót i numer zostaną przepisane do dokumentu. Jeśli natomiast kontrahenta nie ma w kartotece Kontrahentów stałych, pola Skrót i Numer pozostaną puste – dla oznaczenia kontrahenta incydentalnego – a dokument będzie można poprawnie zaksięgować. Jeśli kontrahenta o podanym NIP nie ma również w kartotece Kontrahentów incydentalnych otwarte zostanie okno dialogu Wprowadzanie danych kontrahenta incydentalnego, w którym można wprowadzić jego dane, bez opuszczania wprowadzanego dokumentu. Jeżeli wprowadzany numer NIP posiada więcej niż jeden z kontrahentów w kartotece pojawi się dialog NIP, w którym wybierzesz właściwego dla wprowadzanego dokumentu.

Kontrahent TT (dokumenty o charakterze Wewnątrzwspólnotowa dostawa towaru, Faktura wewnętrzna WNT) – Wpisz numer drugiego niezależnego kontrahenta zarejestrowanego w systemie VIES, będącego trzecią stroną transakcji. Program sprawdza poprawność identyfikatora VIES. Jeżeli zostanie podany nieprawidłowo program wyświetli stosowny komunikat.

Przycisk Sprawdź rozwija menu z poleceniami:

•Sprawdź status kontrahenta w VAT (lub Sprawdź status kontrahenta w KAS) – Sprawdza w serwisie Ministerstwa Finansów lub Krajowej Administracji Skarbowej i wyświetla informację czy numer NIP kontrahenta jest zarejestrowany. To który serwis jest wykorzystywany zależy od ustawienia parametru pracy firmy Weryfikacja danych kontrahenta.

•Potwierdź numer VAT (VIES) dla kontrahenta – sprawdza w serwisie Komisji Europejskiej czy zarejestrowany został numer VIES kontrahenta.

Inne niż w kartotece dane kontrahenta na dokumentach

Rejestr

Przycisk Rejestr otwiera okno umożliwiające wprowadzenie danych do rejestru VAT. Proponujemy zacząć wprowadzanie dokumentów od strony rejestru VAT. Przy powrotnym przejściu na dokument można będzie skorzystać z wzorców rozksięgowania, które w znacznym stopniu mogą przyspieszyć wprowadzanie dokumentów.

Ramka e-Dokument

Importuj – przycisk uruchamia pobieranie pojedynczej faktury bezpośrednio z modułu Repozytorium Dokumentów.

Podgląd – przycisk uruchamia możliwość obejrzenia czytelnej formy pobranej faktury, np. w formacie .pdf. Jeżeli dla dokumentów sprzedaży lub zakupu nie ma dostępnego dokumentu w formacie PDF, wówczas w podglądzie widoczny jest XML.

Szczegóły – przycisk staje się aktywny wtedy, gdy dokument jest zapisany do bufora lub ksiąg i posiada fakturę zapisaną w Repozytorium. Polecenie to pozwala na otwarcie okna dokumentu z modułu Repozytorium Dokumentów ze szczegółami, jakie są w tym programie zapisane. Użytkownicy z nadanymi odpowiednimi uprawnieniami mogą również w tym oknie dokonywać zmiany bezpośrednio w danych modułu Repozytorium Dokumentów.

Dołącz – przycisk jest dostępny dla dokumentów, które zostały ręcznie wprowadzone do modułu Finanse i Księgowość. Pozwala na dołączenie dokumentu faktury bezpośrednio z modułu Repozytorium Dokumentów.

Ramka e-Dokument >>

W polach zapisów, możesz w ujęciu wartościowym dekretować odpowiednie kwoty na odpowiednie konta.

Zestawienie w ujęciu wartościowo-ilościowym jest dostępne z poziomu modułu Handel. Możliwe jest wtedy drukowanie zestawień magazynowych na żądanie i w dowolnym przekroju.

Lp.

Nadawany jest numer kolejny zapisu.

Opis

Dla przyspieszenia wprowadzania opisu pozycji zapisu, zawartość pola Treść wpisywana w części opisowej dokumentu zostanie automatycznie przeniesiona do pola Opis przy zapisie. Tekst ten możesz zaakceptować lub dowolnie edytować.

Przycisk polecenia przełącza akcję do okna Kursy walut i tam pozwala wybrać właściwy kurs i walutę, w której wprowadzasz kwoty z dokumentu. Pozwoli to na późniejsze przeliczanie kwot dokumentu. Jeśli nie masz wprowadzonej aktualnej tabeli kursów, możesz ją w tym miejscu wprowadzić lub uzupełnić.

To czy w dokumencie zostanie wykorzystany kurs Zakupu, Sprzedaży czy Średni zależy od tego, w której kolumnie znajduje się kursor w momencie zatwierdzenia wyboru kursu poprzez dwuklik na pozycji listy lub kliknięcie przycisku Użyj.

W przypadku, gdy waluta już była wybrana, zostanie wyświetlone okno dialogu Wybrana waluta umożliwiającego zmianę waluty na inną. Gdy waluta jest już wybrana, za przyciskiem jest wyświetlany jej symbol.

W pewnych sytuacjach nie jest jednak możliwa zmiana waluty w dokumencie. Nie możesz zmieniać waluty, gdy dokument został już zaksięgowany, a także w sytuacji, gdy dla dokumentu zostały utworzone rozrachunki. W tym przypadku, jeśli chcesz zmienić walutę, musisz najpierw usunąć wszystkie rozrachunki tego dokumentu.

Po wybraniu w oknie Kursy walut przycisku Użyj pojawi się lista:

•kurs średni

•kurs zakupu

•kurs sprzedaży.

Wybierz, po jakim kursie chcesz wykonywać przeliczenia i akcja powróci ponownie do okna wprowadzania dokumentu.

Dokumenty umieszczone w buforze nie muszą mieć wypełnionych wszystkich pozycji.

Kwota

Po wpisaniu kwoty do pola zapisu po stronie Wn moduł przeniesie ją automatycznie również na stronę Ma i ustawi się w polu Konto strony Wn. Z prawej strony pola Konto pojawia się przycisk , po wybraniu którego otworzy się okno planu kont, gdzie będziesz mógł wybrać właściwe konto. Możesz oczywiście nie otwierać planu kont i wpisać numer konta bezpośrednio do pola. Jeżeli na końcu numeru konta należy wprowadzić numer pozycji z kartoteki, wówczas po wybraniu przycisku rozwijana jest właściwa kartoteka z pominięciem planu kont.

Rozbicie kwot ogólnych na kwoty cząstkowe

Kwota dokumentu

Pole prezentuje sumy wszystkich zapisów (z jednej strony dokumentu) bez księgowań równoległych

Księgowania równoległe

Pole prezentuje sumy wszystkich zapisów księgowań równoległych(z jednej strony dokumentu).

Razem

Pole prezentuje sumy wszystkich zapisów (z jednej strony dokumentu) z księgowaniami równoległymi.

– tworzy na życzenie użytkownika zapis księgowania równoległego dla pojedynczego zapisu.

Nowy zapis – umożliwia wprowadzenie kolejnego zapisu w dokumencie. Nowy zapis jest również dodawany po naciśnięciu klawisza Enter na ostatnim polu poprzednio wprowadzonego zapisu.

Usuń zapis – usuwa wskazany wcześniej zapis. Jeśli kwota była rozłożona na kwoty cząstkowe, polecenie usuwa to rozbicie, w którym znajduje się kursor. Jeśli jest jeden zapis, nie rozbity na zapisy cząstkowe, polecenie to zeruje go.

Cechy zapisu – otwiera okno Cechy strony zapisu pozwalając na opisanie przy użyciu cechy strony Wn i Ma wskazanego wcześniej zapisu. Zanim wybierzesz przycisk Cechy zapisu musisz ustawić się po właściwej stronie zapisu po to, aby określić, do której strony zapisu chcesz przypisać cechę.

– zmienia sposób prowadzenia automatycznych księgowań równoległych

Użyj wzorca – otwiera menu umożliwiające zastosowanie wzorca rozksięgowania

Kwoty w – przycisk ten jest aktywny przy kontach walutowych. Działa jak przełącznik i pokazuje kwoty albo w walucie obcej, albo w złotych.

Przy przeliczeniach kwot dokumentu z waluty na złote program kontroluje bilansowanie się stron dokumentu. Jeśli wystąpi różnica wynikająca z przyjętych zaokrągleń, dodaje ją lub odejmuje od największej rozksięgowanej kwoty. Może to się zdarzyć jedynie w przypadku, gdy zapisy jednej ze stron są rozksięgowane. Wykonywane jest to automatycznie tj. nie można tego ustawienia zmienić w programie.

Rozliczenia ( występuje tylko w dokumentach typu: dokument prosty (DP) oraz wyciąg bankowy (WB) – uruchamia mechanizm rozliczeń masowych (patrz: okno Rozliczenia masowe).

Saldo – przycisk aktywny tylko z okna Wyciąg bankowy, otwiera okno pokazujące salda kont, dla których zaznaczono opcję uwzględnij w saldzie WB. Okno pokazuje saldo początkowe i końcowe konkretnego konta oraz walutę, jeżeli konto jest walutowe.

– otwiera okno sterujące opcjami otwierania okna do wyboru wzorca rozksięgowania

– szybki zapis dokumentu do bufora.

– otwiera okno Wymiarowanie dokumentu dla dokumentu zaksięgowanego, zapisanego w buforze lub we wzorcach.

Zapisz do bufora – wybranie tego polecenia spowoduje umieszczenie wprowadzonego dokumentu w buforze. Jeżeli dokument jest niekompletny lub zawiera błędy, zostanie pokazana lista błędów.

Z menu znajdującego się pod przyciskiem obok można wybrać operację zapisu:

•Do wzorców – polecenie wybierasz wtedy, gdy chcesz zapisać aktualnie wprowadzany dokument jako wzorzec.

•Do ksiąg – powoduje zaksięgowanie wprowadzonych zapisów z dokumentu, zgodnie z dekretacją przyjętą w księgach. Jeżeli dekretacja jest niepoprawna, pojawi się komunikat o błędzie. Program kontroluje, czy wskazane konto istnieje w planie kont oraz czy nie występuje jednocześnie po obydwu stronach zapisu. Sprawdza również poprawność wpisanych dat i kwot. Po poprawnym zaksięgowaniu dokument będzie miał nadany numer dziennika księgowań, widoczny dopiero podczas przeglądania dokumentów w księgach.

Cechy – otwiera dialog Cechy dokumentu umożliwiający przypisanie cech wprowadzanemu dokumentowi.

Rozrachunki – wybranie tego przycisku otwiera okno wprowadzania dokumentu do rozrachunków umożliwiając rozliczanie transakcji. Określić tu możesz warunki płatności wprowadzonego dokumentu oraz możesz wystawiać do niego noty odsetkowe. Wprowadzając nowy dokument mający związek z rozrachunkami możesz od razu sprawdzić, jak zmienia się stan transakcji, której ten dokument dotyczy. Przed użyciem tego polecenia należy usunąć wszystkie błędy z wprowadzanego dokumentu. Program przeprowadza kontrolę poprawności wprowadzonych danych. Po wejściu w rozrachunki pokazywana jest pełna lista transakcji nierozliczonych dla danego konta. Ujęte tu będą także transakcje z datą późniejszą niż data wprowadzonego dokumentu. Będą one oznaczone symbolem „*" w drugiej kolumnie tabeli z lewej strony pola kwoty.

Przeszukiwanie – jest to przycisk umożliwiający przełączanie z okien wprowadzania do okien zakładki Przeglądanie. Podobnie jak przy zapisywaniu, możesz wybrać z listy miejsce przeszukiwania:

•W buforze – wybierz tę pozycję, jeśli chcesz przeglądać zawartość bufora. Wybranie tego polecenia przenosi akcję do okna Kryteria wyszukiwania dokumentów. Dokumenty błędnie wypełnione będą zaznaczone znakiem wykrzyknika (!) z lewej strony listy.

•We wzorcach – wybierz tę pozycję, jeśli chcesz wskazać wzorzec, na podstawie którego będziesz wprowadzał dalsze dokumenty. Wybranie tego polecenia przenosi akcję do okna Lista wzorców. Wyboru wzorca można dokonać z zaprezentowanej listy. Po wskazaniu wzorca i naciśnięciu przycisku Dokument na ekranie ukaże się wybrany wzorzec i możliwe będzie jego uzupełnienie lub korygowanie. Po naniesieniu poprawek należy zapisać wprowadzany dokument do bufora, ksiąg lub wzorców.

•W księgach – wybierz tę pozycję, jeśli chcesz przeglądać księgi handlowe firmy. Wybranie tego polecenia przenosi akcję do okna Kryteria wyszukiwania dokumentów. Dokumenty zaksięgowane będą miały nadany numer kolejny i ciągły z dziennika księgowań.

Kwota – otwiera dialog Rozksięgowania umożliwiający podanie kwoty, która powinna być w ramach zapisu rozksięgowana na konta zgodnie ze zdefiniowanym wzorcem. Szczególnie przydatny przy wprowadzaniu powtarzających się dokumentów np. opłat za energię.

Zamknij – wybranie tego przycisku anuluje wprowadzanie dokumentu i zamyka okno.

Rejestr>> – powoduje przejście do okna wprowadzania danych do rejestru VAT umożliwiając wprowadzenie danych z dokumentu do odpowiedniego rejestru.

Po wybraniu kombinacji klawiszy Ctrl+N możliwe jest dodanie notatki do dokumentu.