Zgodnie z powyższym zapisem, aby powstała teczka, niezbędne jest zdefiniowanie w systemie Struktury organizacyjnej oraz JRWA (Kategorie spraw – domyślnie wgrane w systemie). Teczka jest wynikiem przypisania wybranej kategorii spraw wybranej komórce organizacyjnej (działowi).
Udostępnienie Kategorii spraw dla wybranego działu odbywa się poprzez przejście w Ustawienia aplikacji i wybranie zakładki Ogólne ustawienia.
•Pod przyciskiem Zdefiniuj widzimy listę zdefiniowanych Kategorii spraw, które mogą być edytowane zgodnie z oczekiwaniami Klienta.
•Przycisk Przydziel pozwala na udostępnienie wybranej kategorii spraw dla wybranego działu. Po wybraniu przycisku, pojawia się okno jak poniżej:
Po zaznaczeniu wybranego działu (w tym przypadku jest to dział Marketingu) oraz kategorii spraw (506 Mailing), przeciągamy kategorię spraw do środka okna, czyli do Teczek tworząc nowy wpis - teczkę.
Niezależnie od poziomu kategorii, teczki nie będą przejmowały ich hierarchii. W teczkach obowiązuje bowiem jeden poziom -bez elementów podrzędnych i nadrzędnych.
Teczki możemy także odbierać działowi, poprzez wybranie teczki, kliknięcie prawym klawiszem myszy i wybranie opcji Usuń.
Jedną kategorię możemy opublikować w różnych działach, tworząc dla nich teczki posiadające wspólny numer (kategorii), ale różniące się symbolem działu - np. DH.101 to oferty w dziale handlowym, a S.101 to oferty w sekretariacie.