Aby móc założyć sprawę - niezależnie od tego, z jakiego poziomu - niezbędne jest zdefiniowanie w systemie tzw. teczek, w których rejestrowane są sprawy. Teczki przypisywane są do działów, a ich drzewo widoczne jest w panelu Teczki wyświetlonym w oknie głównym modułu Sprawy.
W strukturze drzewa spaw wyróżniamy elementy:
•Wszystkie sprawy – w której znajdują się wszystkie sprawy spełniające warunki:
osprawa została założona przez zalogowanego użytkownika,
ozalogowany użytkownik jest za nią odpowiedzialny,
ozalogowany użytkownik posiada prawo do stanowiska na którym jest teczka w której znajduje się sprawa
osprawa utworzona jest w udostępnionej teczce
•Teczki mojego działu – w której znajdują się wszystkie sprawy utworzone w teczce działu zalogowanego użytkownika.
•Udostępnione działy – w której znajdują się wszystkie sprawy utworzone w teczkach działów do których zalogowany użytkownik ma prawo.
•Udostępnione teczki – w której znajdują się sprawy znajdujące się w udostępnionych teczkach dla zalogowanego użytkownika lub grupy w której się znajduje.
•Udostępnione sprawy – w której znajdują się sprawy, do których zalogowany użytkownik ma prawo.
•Foldery wyszukiwania – w zależności od zastosowanych filtrów.
Teczki generowane są w oparciu o Strukturę organizacyjną i Rzeczowy Wykaz Akt. To, z jakim działem i kategorią wykazu akt związana jest teczka, możemy odczytać z jej symbolu.