Mobilny moduł Dokumenty

Aby utworzyć dokument typu Faktura, należy:

1.Kliknąć przycisk menu , wybrać opcję Dokumenty.

2.Kliknąć przycisk zielonego plusa i wybrać opcję Dodaj fakturę.

3.W zależności od formy, w jakiej dostępna jest faktura, kliknąć:

oZrób zdjęcie – pozwala wykonać zdjęcie faktury.

oWybierz z galerii – pozwala wybrać zdjęcie faktury zapisane w galerii telefonu lub tabletu.

oWybierz plik pdf – pozwala wskazać plik pdf zapisany w pamięci telefonu lub tabletu.

4.Zdjęcie faktury lub wybrany plik pdf pojawi się nad opcjami opisanymi w poprzednim podpunkcie.

5.Kliknąć przycisk Dalej.

6.Przy pliku pdf lub dobrze wykonanym zdjęciu system uzupełni większość pól automatycznie. Należy sprawdzić, czy dane są poprawne, oraz uzupełnić puste pola zgodnie ze stanem faktycznym i opisem dostępnym poniżej:

oOpis – opis faktury, który pozwoli na jej późniejszą identyfikację.

oNumer faktury – miejsce na numer faktury.

oTermin płatności – za pomocą kalendarza ustawić termin płatności.

oSposób płatności – z listy należy wybrać jeden z dostępnych sposobów płatności.

oData wystawienia – za pomocą kalendarza ustawić datę wystawienia faktury.

oData sprzedaży – za pomocą kalendarza ustawić datę sprzedaży usługi lub towaru z faktury.

oSprzedawca – pozwala na ustawienie danych wystawcy faktury. Po kliknięciu pola należy wybrać odpowiedni podmiot z listy. Jeżeli podmiotu nie ma na liście, należy go założyć w module Klienci.

oNabywca – pozwala na ustawienie danych nabywcy. Domyślnie pole zawiera dane organizacji, która użytkuje system. Dane są pobierane z ustawień wprowadzonych w Strukturze organizacyjnej dla Jednostki organizacyjnej. Zmiana domyślnej wartości jest możliwa po kliknięciu pola, w którym należy wybrać odpowiedni podmiot z listy. Jeżeli podmiotu nie ma na liście, należy go założyć poprzez moduł Klienci.

oSprawa – pozwala powiązać fakturę z określoną sprawą. Po kliknięciu pola należy wybrać sprawę z listy. Jeżeli sprawa nie istnieje na liście, należy ją założyć w module Sprawy i dopiero potem powiązać z fakturą.

oTyp dokumentu księgowego – pozwala na określenie typu dokumentu księgowego, należy z listy wybrać odpowiedni typ.

oKwota netto – miejsce na wprowadzanie wartości netto faktury.

oKwota VAT – miejsce na wprowadzenie kwoty podatku VAT.

oKwota brutto – miejsce na wprowadzenie kwoty brutto faktury.

oWaluta – daje możliwość określenia waluty.

7.Kliknąć przycisk Zapisz. Jeżeli przycisk nie jest widoczny na ekranie, należy go przewinąć w górę. Faktura zostanie zapisana, na ekranie pojawi się szczegółowy podgląd. Grafika poniżej zawiera widok podglądu z zakładki Szczegóły.

8.Na tym etapie użytkownik może wprowadzić zmiany jedynie w polu Procedura. Rozwijana lista zawiera wykaz procedur, które zostaną uruchomione po kliknięciu zielonego przycisku ZAREJESTRUJ. Dla faktury domyślnie aktywna jest procedura OBIEG FAKTURY. Sam proces rejestracji i tego, co dzieje się dalej, zależy od specyficznej konfiguracji procesu w ramach danej organizacji. W skrócie – faktura trafi kolejno do osób, które ją sprawdzą i zatwierdzą, a następnie zostanie przekazana do księgowości celem uregulowania płatności.

Aby utworzyć dokument typu Notatka, należy:

1.Kliknąć przycisk menu , wybrać opcję Dokumenty.

2.Kliknąć przycisk zielonego plusa i wybrać opcję Dodaj notatkę.

3.Wprowadzić treść notatki. Jeżeli jest taka potrzeba, można użyć prostego formatowania tekstu (pogrubienie, kursywa, pokreślenie, rozmiar czcionki, dodatkowe style) i kliknąć przycisk Dalej.

4.Uzupełnić pola zgodnie z przeznaczeniem:

oOpis – temat notatki, powinien być czytelny i sugestywny.

oKlient – po kliknięciu pola pojawi się lista, z której można wybrać odpowiedni podmiot. W tym miejscu nie ma możliwości utworzenia nowego klienta.

oSprawa – po kliknięciu pola pojawi się lista dostępnych spraw. W celu wybrania sprawy wystarczy ją kliknąć. W tym miejscu nie da się utworzyć nowej sprawy.

5.Użytkownik zobaczy widok szczegółów notatki:

oTreść notatki – pole może zostać poddane edycji. Kliknięcie pola włączy edytor notatki.

oOpis – nie może być edytowany.

oKlient – nie może zostać zmieniony na innego, kliknięcie nazwy otworzy szczegółowe informacje na temat klienta.

oSprawa – nie może zostać edytowana. Kliknięcie pola włączy podgląd szczegółów danej sprawy.

oProcedura – pozwala na ustawienie procedury obiegu dokumentów. W zależności od wybranej opcji w górnej części pojawi się przycisk do uruchomienia danej procedury.

oTyp dokumentu – nie może zostać zmieniony.

oStatus – zmieni się automatycznie w zależności od postępu ewentualnych prac z dokumentem typu notatka.

oData dodania – pole nie może zostać zmienione, zawiera informacje o dacie i godzinie utworzenia notatki.

oDodano przez – pole nie może zostać zmienione, zawiera informacje o autorze notatki.

6.Zakładka Komentarze zawiera komentarze powiązane z notatką. Użytkownik z poziomu aplikacji mobilnej może dodawać własne komentarze oraz przeglądać te, które dodali współpracownicy.

7.Zakładka Załączniki umożliwia dodawanie nowych załączników, które mają zostać powiązane z notatką. W tym miejscu można również przeglądać załączniki, które dodano wcześniej. Kliknięcie załącznika na liście spowoduje jego otwarcie. Należy pamiętać o tym, że na smartfonie lub tablecie musi być zainstalowana aplikacja, która umożliwia otwieranie załączników określonego typu.

8.Zakładka Uprawnienia pozwala nadawać uprawnienia do notatki innym użytkownikom.

Aby utworzyć dokument typu Dokument, należy:

1.Kliknąć przycisk menu , wybrać opcję Dokumenty. Użytkownik domyślnie zostanie przeniesiony do folderu Robocze. Aby to zmienić, należy kliknąć ikonę obok nazwy folderu, a potem wybrać inny.

2.Kliknąć przycisk zielonego plusa i wybrać opcję Dodaj dokument.

3.W zależności od formy, w jakiej dostępny jest dokument, kliknąć:

oZrób zdjęcie – pozwala wykonać zdjęcie dokumentu.

oWybierz z galerii – pozwala wybrać zdjęcia dokumentu zapisanego w galerii telefonu lub tabletu.

oWybierz plik pdf – pozwala wskazać plik pdf zapisany w pamięci telefonu lub tabletu.

4.Zdjęcie dokumentu lub wybrany plik pdf pojawi się nad opcjami opisanymi w poprzednim podpunkcie. W tej chwili można dodać kolejne pliki. Jeżeli dodawane są zdjęcia dokumentu, który ma kilka stron, warto zaznaczyć opcję Połącz przesłane pliki JPG w jeden plik PDF.

5.Kliknąć przycisk Dalej.

6.Kolejne pola uzupełnić zgodnie z potrzebami i opisem poniżej:

oOpis – temat dokumentu, powinien być czytelny i sugestywny.

oKlient – po kliknięciu pola pojawi się lista, z której można wybrać odpowiedni podmiot. W tym miejscu nie ma możliwości utworzenia nowego klienta.

oSprawa – po kliknięciu pola pojawi się lista dostępnych spraw. W celu wybrania sprawy wystarczy ją kliknąć. W tym miejscu nie da się utworzyć nowej sprawy.

oProcedura – pozwala na ustawienie procedury obiegu dokumentów. W zależności od wybranej opcji w górnej części pojawi się przycisk do uruchomienia danej procedury.

oTyp dokumentu – nie może zostać zmieniony.

oStatus – pozwala na wybranie z listy jednego z dostępnych statusów.

7.Kliknąć przycisk Zapisz.

8.Użytkownik zobaczy widok szczegółów dokumentu.

oOpis – nie może być edytowany.

oKlient – nie może zostać zmieniony na innego. Kliknięcie nazwy otworzy szczegółowe informacje na temat klienta.

oSprawa – nie może zostać edytowana. Kliknięcie pola włączy podgląd szczegółów danej sprawy.

oProcedura – w zależności od ustawionego statusu to pole może zostać poddane edycji. Pozwala ono na ustawienie procedury obiegu dokumentów. Zależnie od wybranej opcji w górnej części pojawi się przycisk do uruchomienia danej procedury.

oTyp dokumentu – to pole nie może zostać zmienione.

oStatus – zmieni się automatycznie w zależności od postępu ewentualnych prac nad dokumentem.

oData dodania – nie może zostać zmieniona, zawiera informacje o dacie i godzinie utworzenia dokumentu.

oDodano przez – to pole nie może zostać zmienione, zawiera informacje o autorze dokumentu.

9.Zakładka Komentarze zawiera komentarze powiązane z dokumentem. Użytkownik z poziomu aplikacji mobilnej może dodawać własne komentarze oraz przeglądać te, które dodali współpracownicy.

10.Zakładka Załączniki umożliwia dodawanie nowych załączników, które mają zostać powiązane z dokumentem. W tym miejscu można również przeglądać załączniki, które dodano wcześniej. Kliknięcie załącznika na liście spowoduje jego otwarcie. Należy pamiętać o tym, że na smartfonie lub tablecie musi być zainstalowana aplikacja, która umożliwia otwieranie załączników określonego typu.

11.Zakładka Uprawnienia pozwala nadawać uprawnienia do dokumentu innym użytkownikom.

Aby wyszukać dokument, należy:

1.Kliknąć przycisk menu i wybrać Dokumenty.  

2.Kliknąć pole wyszukiwarki, wpisać szukaną frazę i nacisnąć ikonę lupy.

3.Na liście pojawią się dokumenty, które spełniają kryteria wyszukiwania.

4.W celu cofnięcia wyszukiwania najwygodniej ponownie kliknąć przycisk menu, wybrać Dokumenty i kliknąć folder na liście.

Aby odfiltrować dokumenty, należy:

1.Kliknąć przycisk menu i wybrać Dokumenty.

2.Kliknąć przycisk z symbolem lejka i z menu wybrać odpowiedni filtr:

oData utworzenia – pozwala filtrować według daty utworzenia dokumentu (na przykład ostatni miesiąc).

oTyp – pozwala filtrować według typu dokumentu (na przykład pismo, notatka, e-mail).

3.W kolejnym kroku wskazać odpowiednie kryterium, na przykład Ostatni miesiąc lub Notatka, i kliknąć OK.

4.Na liście pojawią się dokumenty, które spełniają kryteria filtrowania. W tym przypadku będą to te, które zostały utworzone w ostatnim miesiącu.

5.W celu wyłączenia filtra należy odznaczyć wybrane wcześniej kryteria. Można również kliknąć przycisk menu i następnie Dokumenty oraz kliknąć folder.

Aby podejrzeć dokument, należy:

1.Odszukać i kliknąć dokument, który ma zostać podejrzany.

2.W zakładce Szczegóły widoczne będą kluczowe informacje dotyczące danego dokumentu. Kliknięcie niektórych pól (na przykład Klient i Sprawa) otworzy podgląd z dodatkowymi informacjami na temat danego klienta lub sprawy.

•w zakładce Komentarze możliwe jest przejrzenie komentarzy powiązanych z dokumentem. Można tam również dodać nowe komentarze.

•w zakładce Załączniki można przejrzeć załączniki, które dodano do dokumentu. Kliknięcie nazwy załącznika spowoduje jego pobranie i otwarcie.

•zakładka Uprawnienia (opisana szerzej w dalszej części tego artykułu).

Aby edytować dokument, należy:

1.Kliknąć przycisk menu i wybrać opcję Dokumenty.

2.Za pomocą wyszukiwarki lub filtrów odszukać żądany dokument.

3.Kliknąć pozycję na liście.

4.Kliknąć przycisk z trzema kropkami (w prawym górnym narożniku) i wybrać z menu opcję Edytuj.

5.Wprowadzić zmiany i kliknąć przycisk Zapisz.

Aby powiadomić innego użytkownika o dokumencie, należy:

1.Odszukać i otworzyć dokument, dla którego ma zostać wysłane powiadomienie.

2.Kliknąć przycisk z trzema kropkami (prawy górny narożnik), a potem z menu wybrać opcję Powiadom.

3.Wskazać na liście osobę, której ma zostać wysłane powiadomienie o dokumencie.

4.Dodać treść powiadomienia i kliknąć przycisk OK.

5.Powiadomienie zostanie wysłane do wskazanej osoby.

Aby podpisać dokument, należy:

1.Odszukać i otworzyć dokument, który ma zostać parafowany.

2.Kliknąć przycisk z trzema kropkami (prawy górny narożnik), a potem z menu wybrać opcję Podpisz.

3.Podpisać się na ekranie smartfona lub tabletu w ramach białego pustego obszaru i kliknąć przycisk Zapisz.

4.Podpis zostanie zapisany w zakładce Załączniki.

Aby nadać uprawnienia do dokumentu, należy:

1.Odszukać i otworzyć dokument.

2.Przejść do zakładki Uprawnienia i kliknąć zielony przycisk ze znakiem plusa.

3.Kliknąć pole Użytkownik lub Grupa, a następnie z listy wybrać osobę lub grupę. Następnie zaznaczyć rodzaj uprawnień – Odczyt, Zapis, Zarządzanie.

4.Kliknąć przycisk Zapisz. Osoba lub grupa, której nadano uprawnienia, pojawi się na liście.

Aby zmienić lub odebrać uprawnienia do dokumentu, należy:

1.Odszukać i otworzyć dokument.

2.Przejść do zakładki Uprawnienia i kliknąć trzy kropki obok osoby lub grupy, których uprawnienia mają być zmienione lub odebrane.

3.W menu oznaczyć uprawnienia, które mają zostać odebrane lub kliknąć przycisk Usuń, aby trwale odebrać dostęp do dokumentu.