Na etapie weryfikacji formalnej, faktura trafia do widoku W obiegu do wybranych osób z księgowości. Na aktualnym etapie pracownik decyduje czy zarejestrowana faktura jest zasadna oraz uzupełnia brakujące dane (np. kwoty, typ dokumentu księgowego), jeśli zajdzie taka potrzeba. Po uzupełnieniu brakujących danych oraz poprawnej weryfikacji, na procedurze decydujemy o dalszej ścieżce obiegu faktury klikając jeden z przycisków panelu bocznego.
Faktura poprawna
Oznacza fakturę jako poprawnie wypełnioną i wyświetla dialog umożliwiający wybór osoby lub grupy, która wykona opis merytoryczny.
Wskazanie osoby opisującej fakturę kosztowo wykonywane jest na dwa sposoby:
•Osoby opisujące merytorycznie dokument - wybór jednej lub więcej osób, do których przekażemy dokument
•Wybranie listy dystrybucyjnej - przekazanie do wybranej grupy osób z listy dystrybucyjnej.
Wybranie więcej osób z różnych działów
Każdy użytkownik otrzymuje własny proces opisu faktury - koszty nie muszą być rozpisane w 100%.
Procedura nie pilnuje rozpisania kosztów w 100% ze względu na to, że wskazane osoby mogą nie przyznać się do części kosztów na fakturze, a nie można obarczać rozpisaniem tej części ostatniej osoby, która została wybrana do wprowadzenia opisu. W takim przypadku, faktura jest przekazywana bezpośrednio do wyjaśnienia do Działu Księgowości (pomijając etap akceptacji) z informacją, ze koszty na fakturze nie zostały wprowadzone w 100%. |
Wybranie więcej osób z jednego działu
Oznacza to, że osoba odpowiedzialna za wybór osoby merytorycznej nie była pewna kto w wybranym dziale jest odpowiedzialny za wprowadzenie opisu kosztowego.
W takim przypadku na etapie wyboru osoby merytorycznej może zostać wskazana więcej, niż jedna osoba z tego samego działu. Faktura zostanie przekazana do wybranych merytorystów, gdzie za przyjęcie faktury odpowiedzialna będzie wyłącznie jedna osoba. Po przyjęciu dokumentu, faktura zostanie przypisana na stanowisko osoby, która zdecydowała się przyjąć fakturę i rozpisać koszty, u pozostałych użytkowników dokument zniknie z portletu Workflow.
 |
Zasada podobna do wybrania kilku osób z działu, z tą różnicą, że w liście dystrybucyjnej mamy wcześniej zdefiniowaną grupę osób.
Lista dystrybucyjna wykorzystywana jest w przypadku, gdy na etapie wyboru osoby merytorycznej wskazujemy zawsze te same osoby, dzięki temu nie musimy każdorazowo wybierać tych samych osób do opisu faktury, tylko wskazać zdefiniowaną wcześniej grupę.
|
Wszystkie powyższe opcje można łączyć razem, system odpowiednio przypisze wskazane osoby na etapie opisu merytorycznego.
Do wyboru akceptanta
Ścieżka wskazywana w przypadku, gdy koszty zostały wprowadzone na etapie rejestracji lub na etapie weryfikacji formalnej faktury i chcemy dokument wysłać bezpośrednio do wybranego akceptanta (pomijając etap wyboru osoby merytorycznej oraz opisu merytorycznego).
Przekaż do księgowości
Ścieżka wskazywana w przypadku faktur powtarzalnych, które nie wymagają wprowadzania opisu kosztowego oraz akceptacji (np. energia, abonament).
Błędna - zwrot do kontrahenta
Przysłana faktura powinna zostać zwrócona do kontrahenta, ponieważ dane na fakturze są niepoprawne.
Anulowanie dokumentu
Przysłana faktura jest niezasadna, usługa nie została wykonana.