Dodawanie nowego klienta do bazy jest jednym z podstawowych działań, jakie może wykonać użytkownik systemu Symfonia Obieg Dokumentów.
Aby dodać nowego klienta do systemu, należy:
1.uruchomić moduł Klienci (na pasku nawigacyjnym kliknąć przycisk Aplikacje, a potem Klienci).
2.w nowym oknie kliknąć przycisk Nowy (zielony znak plusa). Na ekranie pojawi się kolejne okno, w którym konieczne jest wprowadzenie danych klienta.
3.W polu NIP można wpisać numer NIP klienta i kliknąć przycisk GUS. System automatycznie połączy się z bazą GUS i pobierze z niej dane. W kolejnym oknie można sprawdzić dane i jeżeli chce się je wykorzystać, należy kliknąć przycisk WSTAW DANE.
4.Po wykonaniu powyższych czynności okno podgląd pobranych danych zostanie zamknięte, a użytkownik wróci do poprzedniego okna, w którym większość pól będzie automatycznie uzupełniona danymi pobranymi z GUS-u. Na tym etapie można już zapisać nowego klienta lub dodatkowo:
ouzupełnić pole Skrót i wpisać skróconą nazwę klienta. Dzięki temu łatwiej będzie go odszukać – zalecana konwencja to DUŻE ZNAKI. Dobrym rozwiązaniem będzie wybranie najbardziej unikalnego słowa z nazwy firmy, na przykład dla podmiotu o nazwie „EDOKUMENTY SPÓŁKA Z OGRANICZONĄ ODPOWIEDZIALNOŚCIĄ” skrótem może być słowo eDokumenty;
ouzupełnić pola kontaktowe – Telefon, E-mail;
5.W polu Status należy ustawić status klienta. Po kliknięciu listy dostępne są następujące statusy: WPIS NIEZWERYFIKOWANY, AKTYWNY oraz NIEAKTYWNY. Status klienta pozwoli na zachowanie porządku w systemie i na łatwiejsze oddzielnie klientów, z którymi prowadzona jest aktywna współpraca.
6.Każdy klient wpisany do systemu może mieć przypisanego swojego opiekuna. W polu Opiekun po rozwinięciu listy pojawi się wykaz pracowników domyślnie ustawiony na konto zalogowanego użytkownika.
Tylko z poziomu konta administratora możliwa jest zmiana uprawnień widoczności wszystkich klientów. Jeżeli preferuje się, by pracownik widział wyłącznie klientów, których ma pod opieką w sekcji PRAWA DO SYSTEMU, należy ustawić minus na uprawnieniu Klienci/Oglądanie kontaktów niebędących pod opieką.
Domyślnie pracownik nie widzi wszystkich danych powiązanych z kontaktem. Aby to zmienić, należy nadać odpowiednie uprawnienie. W tym celu w ustawieniach konta użytkownika należy przejść do sekcji PRAWA DO SYSTEMU, a potem dla opcji System / Dostęp do wszystkich danych powiązanych z kontaktem ustawić plus.
7.po uzupełnieniu brakujących danych i kontroli tych, które pobrano z baz GUS-u należy kliknąć przycisk DODAJ. Nowa kartoteka klienta zostanie utworzona w systemie. Na ekranie pojawi się nowe okno, które wygląda jak poniżej:
8.Po wykonaniu powyższych czynności utworzona zostanie kartoteka nowego klienta, które zawierać będzie podstawowe informacje. Wskazane jest uzupełnienie reszty danych, które mogą okazać się przydatne w przyszłości. Mowa jest tutaj m.in. o numerze rachunku bankowego, warunkach handlowych, zgodach na kontakt, domyślnych rabatach oraz wielu innych.
Edycja i uzupełnianie danych >>
Jeżeli podczas tworzenia nowego klienta w systemie Symfonia Obieg Dokumentów zostanie zaznaczona opcja Osoba fizyczna, to wtedy taka kartoteka zniknie ze wszystkich miejsc w systemie (na przykład z wyszukiwarki). Dodatkowo by móc przeglądać kartoteki klientów oznaczonych jako osoby fizyczne, niezbędne jest nadanie specjalnych uprawnień – Dostęp do danych osób fizycznych. Uprawnienia może nadać administrator systemu w ustawieniach konta pracownika w zakładce PRAWA DO SYSTEMU lub poprzez przypisanie do domyślnie zdefiniowanej w systemie GRUPY o takiej nazwie.