Każdy niearchiwizowany plik jest usuwany z Serwisu po 7 dniach od momentu odebrania lub po 30 dniach od wysłania dokumentu, jeśli nie zostanie odebrany. Użytkownicy z wykupionym pakietem Archiwizacji otrzymują możliwość przechowywania dokumentów.
Po upływie terminu ważności pakietu na Archiwum, Serwis uruchamia tryb tylko do odczytu. Nie możliwa będzie wysyłka dokumentów zarchiwizowanych do kontrahentów oraz dodawanie nowych dokumentów do archiwum. Dokumenty można wciąż pobierać, usuwać oraz nadawać im Etykiety i przypisywać do Grup.
Tryb tylko do odczytu uruchomiony jest na okres 30 dni. Jeśli w tym czasie nie nastąpi płatność za pakiet Archiwum pliki zostaną usunięte z serwisu.
Archiwizacji mogą podlegać dokumenty Otrzymane, Wysłane i dokumenty przesłane bezpośrednio z Twojego dysku komputera, z którego korzystasz.
Serwis pozwala na wielokrotną archiwizację tego samego pliku (pomimo tego, że np. archiwizowany plik ma taką sama nazwę jak plik już istniejący w Archiwum). System poinformuje użytkownika podczas próby zarchiwizowania, że istnieje już taki plik w Archiwum i poprosi o potwierdzenie ponownej archiwizacji.
Oznaczenie dokumentów na listach:
– dokument nie jest archiwizowany.
– dokument zarchiwizowany.
Do archiwizacji akceptowane są wszystkie pliki, z wyłączeniem tzw. plików wykonywalnych, tj. exe, bat, cmd, ps, com.
Załączniki dołączone do dokumentu widoczne są poniżej jego nazwy.
Konfiguracja archiwizacji
W panelu Ustawienia > Opcje > Opcje archiwum znajdują się parametry konfiguracyjne archiwizacji. Konfiguracja obejmuje tryb archiwizacji Ręczny/Automatyczny oraz wybór archiwizowanych dokumentów: Otrzymane oraz Wysłane.
Przycisk Akcji
Znajdujący się na górze z prawej strony przycisk akcji 
rozwija menu z dostępem do podstawowych poleceń serwisu, takich jak: wystawiania faktur i faktur zaliczkowych, rejestracji dokumentów kosztowych, wysyłki dokumentów, dodawania plików, kontrahentów i towarów/usług.
Dostępne dla użytkownika akcje zależą od przyznanych jemu uprawnień.
Pasek narzędziowy
Pobiera na komputer wybrane dokumenty z listy. Jeśli do dokumentu zostały dodane załączniki, podczas pobierania dokument wraz z wszystkimi załącznikami zostanie spakowany w jeden plik .zip.
Pobrania zawartości dokumentu są odnotowywane w jego historii obiegu (wraz z informacją o użytkowniku, który zawartość pobrał).
Plik można pobrać na dysk urządzenia użytkownika, o ile spełniony został przynajmniej jeden warunek: •Dokument jest zarchiwizowany, •Plik z dokumentem nie został usunięty (plik jest usuwany po 7 dniach od odebrania), •Dokument został zarchiwizowany przez nadawcę. |
Usuwa wybrany dokument z archiwum. Na liście pozostanie wpis z informacjami o historii obiegu dokumentu. |
Otwiera dialog dodawania etykiety dla wybranych dokumentów. Etykiety wspierają grupowanie i filtrowanie dokumentów.
Dialog dodawania etykiety dla dokumentu można otworzyć również klikając
Aby dodać wiele etykiet oddziel ich nazwy przecinkiem. |
pod jego nazwą.Umożliwia przesłanie do kontrahenta plików z archiwum serwisu oraz z dysku komputera.
Serwis zrealizuje wysyłkę dokumentu, gdy spełnione są następujące warunki: •Odbiorca dokumentu nie może być zablokowany przez nadawcę i sam nie może blokować nadawcy, •Plik ma jedno z dozwolonych rozszerzeń (.doc, .docx, .xls, .xlsx, .xlsm, odf, .pdf, .odg, .ods, odt, .ppt, .pptx, .pps, .ppsx, .pptm, .rtf, .txt, .gif, .csv, .xml, .dtd, .xsd, .bmp, .img, .png, .tiff, .ico, .jpg, .jpeg, .txt), •Plik nie jest większy niż 100 MB.
Aby wysłać dokument do kontrahenta: 1.Oznacz dokumenty z archiwum, które chcesz przesłać i kliknij przycisk Wyślij. 2.Aby dodać pliki z dysku komputera kliknij przycisk Dodaj plik. 3.Plikom możesz dodatkowo dodać etykietę, notatkę oraz przypisać je do grup.
4.Wyszukaj i wybierz kontrahenta podając jego Nazwę lub numer NIP. 5.Potwierdź wysyłkę przyciskiem Wyślij. |
.
otwiera dialog przypisania pliku do grupy.
.
wyświetla pole wprowadzenia notatki do przesyłanego pliku.
.Otwiera dialog przypisania wybranych dokumentów do grup. Zaznacz wszystkie grupy, do których chcesz aby wybrane dokumenty były przypisane i zatwierdź przyciskiem Zapisz. |
Zobacz również: