Inwentaryzacja zbiorcza w rozwiązaniu Symfonia Mobilny Magazyn ma na celu wykazanie różnic pomiędzy stanem rzeczywistym towarów, a stanem wynikającym z ewidencji w systemie z uwzględnieniem położenia towarów w poszczególnych lokalizacjach. Ten typ inwentaryzacji jest dostępny w trybie pracy Kody własne.

Inwentaryzacja działa dwuetapowo – wyróżnia się inwentaryzację główną oraz inwentaryzacje cząstkowe przypisane do inwentaryzacji głównej. Należy pamiętać, aby podczas inwentaryzacji nie wykonywać żadnych ruchów magazynowych.

W celu rozpoczęcia procesu inwentaryzacji należy przejść do zakładki Inwentaryzuj widocznej w menu głównym aplikacji mobilnej.

Początkowo ekran inwentaryzacji jest pusty. Pierwszy krok to otwarcie inwentaryzacji głównej przez użytkownika, który ma do tego uprawnienia. W tym celu należy skorzystać z przycisku Dodaj nową inwentaryzację. Przycisk Wstecz umożliwia powrót do menu głównego.

Podczas dodawania nowej inwentaryzacji głównej aplikacja poprosi o potwierdzenie wykonywanej operacji. Po wybraniu przycisku Tak, wyświetlony zostanie komunikat informujący o rozpoczęciu inwentaryzacji wraz z przypomnieniem o wstrzymaniu wszystkich operacji na czas inwentaryzacji.

Po rozpoczęciu inwentaryzacji głównej można przystąpić do zeskanowania wybranej lokalizacji na której zostanie przeprowadzona inwentaryzacja cząstkowa, dodając tym samym jej kod do listy inwentaryzacji głównej. W tym celu należy skorzystać z przycisku Skanuj, po czym zeskanować kod lokalizacji.

Na ekranie wyświetlona zostanie lista towarów, które według systemu znajdują się w zeskanowanej lokalizacji. Prezentowany jest kod referencji towaru, jego ilość – planowana oraz faktyczna, a także jednostka miary towaru. Przycisk X umożliwia reset zeskanowanej pozycji towarowej.

Użytkownik potwierdza stan towarów w danej lokalizacji poprzez zeskanowanie ich etykiet. Przycisk Skanuj uruchamia skaner urządzenia, zatem użytkownik może zeskanować kolejno towary. Przycisk Wróć umożliwia powrót z ekranu skanera do listy towarów.

Status towarów określają poszczególne kolory:

•Czerwony – towar nie został zeskanowany (fizyczny brak towaru w danej lokalizacji),

•Żółty – towar został zeskanowany w ilości mniejszej od ilości planowanej,

•Zielony – towar został zeskanowany zgodnie z ilości planowaną,

•Turkusowy – zeskanowano nieplanowany towar (który według systemu został wcześniej wydany lub znajduje się w innej lokalizacji).

Po zeskanowaniu wszystkich towarów użytkownik może zaakceptować wykonaną inwentaryzację korzystając z przycisku Potwierdź. Wyświetli się pytanie Czy na pewno chcesz zatwierdzić daną inwentaryzację? z odpowiedziami Tak/Nie. Po zatwierdzeniu użytkownik otrzyma stosowny komunikat z podsumowaniem wykonanej akcji, a dana inwentaryzacja zostanie oznaczona na liście inwentaryzacji głównej kolorem zielonym i niemożliwe już będzie skanowanie do niej kolejnych towarów. Zatwierdzonej inwentaryzacji cząstkowej nie można również usunąć.

W przypadku lokalizacji oznaczonej kolorem żółtym (skorzystanie z przycisku Wstecz na ekranie listy towarów), użytkownik w każdej chwili może powrócić do procesu inwentaryzacji, czy tez usunąć daną lokalizację z listy wszystkich lokalizacji uwzględnianych w inwentaryzacji głównej.

Aby ponownie otworzyć rozpoczętą inwentaryzację należy zaznaczyć ją na liście, po czym wybrać Dalej.

Aby usunąć inwentaryzację z listy wszystkich inwentaryzacji cząstkowych należy przytrzymać dotyk na wybranej inwentaryzacji – wyświetli się pytanie Czy na pewno chcesz usunąć? z dostępnymi przyciskami OK/ANULUJ. Po zatwierdzeniu, inwentaryzacja zostanie usunięta z listy wszystkich inwentaryzacji przypisanych do inwentaryzacji głównej. Przycisk Anuluj umożliwia powrót do listy wszystkich inwentaryzacji bez usuwania wskazanej inwentaryzacji.

Aby wykonać inwentaryzację kolejnej lokalizacji, tym samym dodać jej kod do inwentaryzacji głównej, należy ponownie skorzystać z przycisku Skanuj, zeskanować kod lokalizacji, a następnie wykonać kolejno skanowanie towarów, które się w niej znajdują.

Gdy na liście inwentaryzacji głównej wszystkie inwentaryzacje cząstkowe zostaną zatwierdzone (oznaczone na zielono), użytkownik posiadający uprawnienia do otwarcia/zamknięcia inwentaryzacji głównej – może ją zatwierdzić korzystając z przycisku Zatwierdź aktywną inwentaryzację.

Po zatwierdzeniu inwentaryzacji głównej towary, które zostały zeskanowane porównywane są ze stanem magazynowym i na podstawie różnic wystawiane są dokumenty rozchodowe i przychodowe inwentaryzacji. W przypadku wykonywania dużej inwentaryzacji proces zatwierdzania wymaga większej ilości czasu niż standardowo, zatem po ponownym otwarciu zakładki Inwentaryzuj użytkownik może otrzymać komunikat, że aktualna inwentaryzacja jest w trakcie realizacji.

Podczas skanowania towarów system automatycznie weryfikuje czy skanowany aktualnie towar faktycznie pochodzi z danej lokalizacji.

1.W przypadku, gdy danego towaru nie ma w żadnej z lokalizacji zeskanowanych w inwentaryzacji głównej – w momencie zatwierdzenia inwentaryzacji głównej wystawiany jest dokument rozchodu o typie określonym w ustawieniach Mobilnego Magazynu.

2.W przypadku, gdy w wybranej lokalizacji zeskanowano towar pochodzący z innej lokalizacji z tego samego magazynu – podczas zatwierdzenia inwentaryzacji tej lokalizacji następuje przesunięcie towaru, tj. zmiana jego lokalizacji. Nie są wystawiane żadne dodatkowe dokumenty magazynowe, zmienia się jedynie lokalizacja i nazwa dostawy. Po zeskanowaniu towaru aplikacja wyświetla informację, iż towar pochodzi z innej lokalizacji/lub został już zeskanowany do innej lokalizacji i pyta czy na pewno dodać go do lokalizacji aktualnie wybranej przez użytkownika. Po zatwierdzeniu towar zostaje oznaczony na liście jako dodatkowy/nieplanowany, a po akceptacji inwentaryzacji cząstkowej następuje jego przesunięcie.

Jeśli jednak w wybranej lokalizacji zeskanowano towar, który pochodzi z innego magazynu – następuje przesunięcie międzymagazynowe, a w systemie są wystawiane dokumenty MM-/MM+.

3.W przypadku zeskanowania towaru, którego według systemu nie ma na stanie – bezpośrednio po zeskanowaniu etykiety towaru, w systemie wystawiany jest dokument przychodu o typie określonym w ustawieniach Mobilnego Magazynu.

Aplikacja wyświetla komunikat, który informuje użytkownika, iż zeskanowany towar nie posiada stanu magazynowego lub zeskanowana ilość towaru jest większa niż w systemie.

W przypadku, gdy zeskanowana zostanie etykieta zbiorcza o określonej ilości (przykładowo 4 szt.), a użytkownik wprowadzi większą ilość na etykiecie np. 7 szt. – system wystawi dokument przychodu na dodatkową ilość (3 szt.), którą należy przepakować do oddzielnego opakowania.

Użytkownik otrzyma komunikat o wystawionym dokumencie przychodu wraz z pytaniem o wydruk etykiety z tą dodatkową ilością (3 szt.), którą należy nakleić na dane opakowanie.

Po potwierdzeniu (opcja Tak), wydruk automatycznie zostanie przesłany na drukarkę. Wybranie opcji Nie spowoduje natomiast wyświetlenie komunikatu z prośbą wydruku etykiety, której kod należy następnie zeskanować.

Zeskanowany towar zostanie odpowiednio oznaczony na liście wszystkich towar z wybranej lokalizacji.

4.W sytuacji, gdy użytkownik zeskanuje etykietę towaru, z której podczas poprzedniej inwentaryzacji została zdjęta ilość – aplikacja wyświetli stosowny komunikat wraz z pytaniem o wystawienie dokumentu przychodowego inwentaryzacji.

Przycisk OK zatwierdza wykonanie operacji, w wyniku czego w systemie Handel ERP wystawiany jest dokument przychodu.

5.W przypadku zeskanowania kodu QR, którego nie ma w bazie aplikacja wyświetla komunikat Brak w bazie zeskanowanego kodu QR. Czy chcesz wyszukać towar z inną etykietą w celu zastąpienia aktualnie zeskanowanej etykiety? z dostępnymi przyciskami OK/ANULUJ.

Kliknięcie OK wyświetla pole umożliwiające wprowadzenie kodu lub nazwy towaru w celu jego wyszukania.

Po zatwierdzeniu wyszukiwania wyświetlana jest lista etykiet, z której możliwe jest wskazanie towaru z inną etykietą w celu zastąpienia etykiety zeskanowanej przez użytkownika.

Po dokonaniu wyboru użytkownik może wydrukować wybraną etykietę, następnie nakleić ją na poprzednią etykietę i zeskanować za pomocą skanera.

6.W przypadku zeskanowania etykiety, której lokalizacja jest różna od lokalizacji dostawy w programie Symfonia ERP Handel  – aplikacja wyświetli listę dostępnych dla użytkownika opcji.

•Przypisz nową dostawę – możliwość przypisania do etykiety nowej dostawy; po wybraniu tej opcji wyświetlane jest z okno z listą dostępnych dostaw;

•Wygeneruj dokument przychodowy – możliwość utworzenie dokumentu przychodowego;

•Przypisz dostawie lokalizację etykiety – możliwość zmiany lokalizacji dostawy na lokalizację jaka jest na etykiecie.

7.Jeśli na skanowanym towarze występują rezerwacje to są one zdejmowane.

W programie Symfonia ERP Handel, z poziomu kartoteki inwentaryzacji możliwy jest podgląd oraz wydruk protokołu wykonanej inwentaryzacji.

Ustawiając, w kartotece ustawień Mobilnego magazynu, tryb pracy Kody obce użytkownicy pracują na kodach paskowych, które znajdują się na towarach. Ważne, aby na towarze było uzupełnione pole z kodem kreskowym. W przypadku, gdy kilka towarów ma wprowadzony taki sam kod paskowy to pobranie towaru będzie zależało od kolejności wprowadzenia kodu dla danych towarów. Zostanie pobrany pierwszy towar z listy.

Należy również pamiętać, że w systemie Handel musi być jeden sposób wprowadzania kodów kreskowych dla wszystkich towarów – kody kreskowe z cyfrą kontrolną lub bez cyfry kontrolnej. Odpowiednio do tego należy również skonfigurować skaner. W przypadku rozbieżności towar nie zostanie odnaleziony, a użytkownik otrzyma stosowny komunikat, na skutek czego konieczne będzie ręczne wprowadzenie kodu towaru w celu jego wyszukania.

W celu rozpoczęcia procesu inwentaryzacji należy przejść do zakładki Inwentaryzuj widocznej w menu głównym aplikacji mobilnej. Należy pamiętać, że użytkownik mobilny musi mieć ustawiony domyślny magazyn.

Początkowo ekran inwentaryzacji jest pusty. Pierwszy krok to otwarcie inwentaryzacji głównej przez użytkownika, który ma do tego uprawnienia, w tym celu należy skorzystać z przycisku Dodaj nową inwentaryzację. Przycisk Wstecz umożliwia powrót do menu głównego.

Podczas dodawania nowej inwentaryzacji głównej użytkownik otrzyma komunikat informujący o rozpoczęciu inwentaryzacji wraz z przypomnieniem o wstrzymaniu wszystkich operacji na czas inwentaryzacji.

Po otwarciu inwentaryzacji głównej, można przystąpić do skanowania towarów do inwentaryzacji cząstkowych (użytkownicy skanują towary tworząc swoją „małą inwentaryzację” przypisaną do inwentaryzacji głównej). W tym celu należy skorzystać z przycisku Skanuj, po czym zeskanować kolejno kody z towarów (należy pamiętać, że w przypadku kodów obcych niemożliwe jest skanowanie aparatem urządzenia).

Towary mogą być skanowane pojedynczo oraz zbiorczo. Zaznaczenie na ekranie skanera opcji Wprowadzanie ilości umożliwia podanie ilości danego towaru od razu po jego zeskanowaniu. Ilość należy wprowadzić w dostępne pole w wyświetlonym oknie, po czym ją zatwierdzić wybierając przycisk OK.

W przypadku, gdy nie odnaleziono towaru o danym kodzie istnieje możliwość wyszukania go ręcznie. Wybierając OK na wyświetlonym oknie ukaże się pole do wprowadzenia części kodu lub nazwy towaru.

Po wprowadzeniu danych i zatwierdzeniu ich przyciskiem OK wyświetli się lista dostępnych towarów, z której należy wskazać dany towar. Towar zostanie dodany do listy towarów do inwentaryzacji.

Po opuszczeniu ekranu skanowania użytkownik ma podgląd zeskanowanych do inwentaryzacji towarów. Na ekranie prezentowany jest kod referencji, zeskanowana ilość oraz jednostka miary towaru. Poniżej prezentowane jest podsumowanie ilości zeskanowanych towarów. Czerwony przycisk X umożliwia reset danej pozycji. Przycisk Wstecz umożliwia powrót do poprzedniego ekranu – niezatwierdzona inwentaryzacja oznaczona jest na liście inwentaryzacji głównej kolorem żółtym. Aby ponownie otworzyć rozpoczętą inwentaryzację należy zaznaczyć ją na liście po czym wybrać Dalej.

Po zeskanowaniu wszystkich towarów do inwentaryzacji należy ją zatwierdzić korzystając z przycisku Potwierdź. Wyświetli się pytanie „Czy na pewno chcesz zatwierdzić daną inwentaryzację?” z odpowiedziami Tak/Nie. Po zatwierdzeniu użytkownik otrzyma stosowny komunikat z podsumowaniem wykonanej akcji, a dana inwentaryzacja zostanie oznaczona na liście inwentaryzacji głównej kolorem zielonym. Aby ponownie otworzyć rozpoczętą inwentaryzację należy zaznaczyć ją na liście, po czym wybrać Dalej. W przypadku wykonywania dużej inwentaryzacji użytkownik może otrzymać komunikat „Błąd połączenia z serwerem”. Oznaczać to będzie, że proces zatwierdzania inwentaryzacji wymaga większej ilości czasu niż standardowo. Po ponownym otwarciu inwentaryzacji użytkownik może otrzymać komunikat, że aktualna inwentaryzacja jest w trakcie realizacji.

Aby usunąć inwentaryzację z listy wszystkich inwentaryzacji użytkowników należy przytrzymać dotyk na wybranej inwentaryzacji – wyświetli się pytanie „Czy na pewno chcesz usunąć?” z dostępnymi przyciskami OK/Anuluj. Po zatwierdzeniu, inwentaryzacja zostanie usunięta z listy wszystkich inwentaryzacji przypisanych do inwentaryzacji głównej. Przycisk Anuluj umożliwia powrót do listy wszystkich inwentaryzacji bez usuwania wskazanej inwentaryzacji.

Każdy z użytkowników może otworzyć i edytować wyłącznie swoją inwentaryzację.