Dokumenty > Raporty > Karta ewidencji czasu pracy

Drukuj

Karta ewidencji czasu pracy

Raport Zestawienia > Karty pracowników > Karta ewidencji czasu pracy umożliwia przygotowanie rocznych i miesięcznych kart ewidencji czasu pracy dla wybranego pracownika z wykorzystaniem szablonów dokumentów programu MS Excel. Możliwe jest także przygotowanie rocznych i miesięcznych kart ewidencji czasu pracy z wykorzystaniem standardowego narzędzia tworzenia raportów Sage Kadry i Płace.

 

Wykonanie raportu

Raport wykonywany jest z okna Pracownicy. Użytkownik określa sposób wykonania raportu wybierając w oknie Karta ewidencji czasu pracy opcję Wyświetlenie wyników raportu w programie Kadry i Płace lub Wyświetlenie wyników raportu w programie MS Office.

Parametrami wejściowymi raportu są:

identyfikator pracownika określany niejawnie przez wykonującego raport w oknie Raporty,

miesiące, za które ma zostać wykonany raport określane przez użytkownika przez wprowadzenie wartości w pola Edit okna dialogowego Karta ewidencji czasu pracy.

Dodatkowo dla opcji Wyświetlenie wyników raportu w programie MS Office użytkownik po wybraniu przycisku Ustawienia wydruku w oknie Karta ewidencji czasu pracy ma możliwość określenia miejsca zapisu, utworzonych przez raport, arkuszy Excel:

wybranie opcji Zapis domyślny spowoduje zapisanie wyników w katalogu ..Raporty\Wyniki\Karta ewidencji czasu pracy w pliku o nazwie Karta ewidencji czasu pracy Rok_i gdzie i oznacza kolejność pliku z wynikami. Szczegółowy opis sposobu zapisu danych zostanie przedstawiony w dalszej części opisu,

wybranie opcji Zapisz w nowym pliku daje użytkownikowi możliwość utworzenia nowego pliku i zapisania w nim wyników,

wybrane opcji Zapisz we wskazanym pliku da użytkownikowi możliwość wskazania istniejącego pliku wyników do zapisu.

 

Działanie raportu

Przy ustawionej opcji Wyświetlenie wyników raportu w programie Kadry i Płace, po wybraniu przycisku Wykonaj w oknie Karta ewidencji czasu pracy, następuje pobranie wartości dla wybranego pracownika, a następnie przekazane ich do edycji. Wartości pobierane z bazy zostaną omówione w dalszej części opisu.

Przy ustawionej opcji Wyświetlenie wyników raportu w programie MS Office następuje otwarcie arkusza wynikowego dla pracownika i zapisanie w nim wyników. Tworzenie i otwieranie arkuszy wynikowych zostanie opisane w punkcie Sposób zapisu danych w MS Excel.

 

Wartości wykazywane na Karcie ewidencji czasu pracy

Na karcie ewidencji czasu pracy umieszczane są wartości wykazane w kalendarzu pracownika. Wyświetlane są strony z ewidencją czasu pracy dla miesięcy, które zostały wybrane w oknie dialogowym Karta ewidencji czasu pracy.

W przypadku wyboru opcji Wyświetlenie wyników raportu w programie MS Office wyświetlane są strony dla miesięcy zapisanych do tej pory w pliku wynikowym oraz dla miesięcy, które zostały wybrane w oknie dialogowym Karta ewidencji czasu pracy.

Ponadto wyświetlana jest Karta ewidencji czasu pracy – Roczna z wykazanymi miesiącami, dla których wyświetlone są karty miesięczne.

Na kartach miesięcznych oraz karcie rocznej wykazywane są wartości:

Wymiar czasu pracy w godzinach – wartość wynikająca z inicjalizacji kalendarza.

Faktyczny czas pracy w godzinach – czas przepracowany wraz z godzinami nadliczbowymi.

Czas przepracowany w godzinach w niedzielę i święta – wartość wynikająca z inicjalizacji kalendarza.

Czas przepracowany w godzinach w porze nocnej – czas jaki pracownik przepracował w czasie kwalifikowanym jako pora nocna.

Czas przepracowany w godzinach nadliczbowych – ilość godzin wystąpienia zdarzenia Nadgodziny.

Czas przepracowany w dodatkowe dni wolne – wartość wynikająca z inicjalizacji kalendarza.

Urlop wypoczynkowy (Uw) – ilość godzin wykorzystanych na urlop. Rejestrowane zdarzeniem Urlop wypoczynkowy.

Urlop bezpłatny (Ub) – ilość dni roboczych występowania zdarzenia Urlop bezpłatny.

Urlop okolicznościowy (Uo) – ilość dni roboczych występowania zdarzenia Urlop okolicznościowy.

Urlop z tytułu opieki nad dzieckiem (Uod) – ilość dni lub godzin występowania zdarzenia Urlop z tytułu opieki nad dzieckiem lub Urlop z tytułu opieki nad dzieckiem godzinowo (2 dni lub 16 godzin w roku).

Opieka nad dzieckiem (Op.d) – ilość dni występowania zdarzenia Opieka nad dzieckiem.

Urlop macierzyński (Umac) – ilość dni roboczych występowania zdarzeń urlopów związanych z rodzicielstwem.

Urlop wychowawczy (Uwych) – ilość dni roboczych występowania zdarzenia Urlop wychowawczy.

Choroba (Ch) – ilość dni roboczych występowania zdarzenia Choroba.

Opieka nad chorym członkiem rodziny (Op) – ilość dni roboczych występowania zdarzenia Opieka nad chorym członkiem rodziny.

Delegacja (De) – ilość dni roboczych występowania zdarzenia Delegacja.

Nieobecność nieusprawiedliwiona całodniowa (NN dni) – ilość dni roboczych występowania zdarzenia Nieobecność całodzienna nieusprawiedliwiona.

Nieobecność nieusprawiedliwiona w godzinach (NN godz.) – ilość godzin występowania zdarzenia Nieobecność nieusprawiedliwiona godzinowa.

Nieobecność usprawiedliwiona całodniowa niepłatna (NU dni niepłatne) – ilość dni roboczych występowania zdarzenia Nieobecność całodzienna usprawiedliwiona niepłatna.

Nieobecność usprawiedliwiona godzinowa niepłatna (NU godz. niepłatne) – ilość godzin występowania zdarzenia Nieobecność usprawiedliwiona godzinowa niepłatna.

Nieobecność usprawiedliwiona całodniowa płatna (NU dni płatne) – ilość dni roboczych występowania zdarzenia Nieobecność całodzienna usprawiedliwiona płatna.

Nieobecność usprawiedliwiona godzinowa (NU godz. płatne) – płatna ilość godzin występowania zdarzenia Nieobecność usprawiedliwiona godzinowa płatna.

 

W przypadku wystąpienia w raportach miesięcznych wartości zarówno dziennych jak i godzinowych na zestawieniu rocznym może pojawić się #RÓŻNE w takiej sytuacji należy ponownie wykonać raporty miesięczne.

 

Sposób zapisu danych w MS Excel

Pliki wynikowe dla raportu tworzone są na podstawie szablonu Karta ewidencji czasu pracy.xlt dostarczonego z programem i zawartego w katalogu Raporty\Template\Karta ewidencji czasu pracy.

Przy wykonaniu raportu z wykorzystaniem MS Office z zaznaczoną opcją Zapis domyślny po raz pierwszy, tworzony jest plik o nazwie Karta ewidencji czasu pracy Rok_i. Plik ten umieszczany jest w katalogu ..Raporty\Wyniki\Karta ewidencji czasu pracy. Następnie są w nim zapisywane arkusze pracowników dopóki ich liczba nie przekroczy 800. Po przekroczeniu liczby 800 pracowników lub jej wielokrotności tworzony jest nowy plik wynikowy o nazwie Karta ewidencji czasu pracy Rok_i. Indeks i w nazwie pliku oznacza, którą wielokrotność liczby 800 zawiera dany plik. Jeżeli raport był już wcześniej wykonywany, wówczas w katalogu wyników znajduje się plik, w którym poszukiwany jest arkusz wynikowy danego pracownika. Jeśli raport znajdzie arkusz wynikowy, to go wypełnia lub uaktualnia, w przeciwnym przypadku dodaje nowy arkusz wynikowy.

Przy wykonaniu raportu z zaznaczoną opcją Zapisz w nowym pliku, użytkownik podaje nazwę pliku oraz ścieżkę dostępu, gdzie zostanie utworzony plik wynikowy, w którym znajdą się arkusze wynikowe pracownika.

Przy wykonaniu raportu z zaznaczoną opcją Zapisz we wskazanym pliku, użytkownik podaje nazwę pliku oraz ścieżkę dostępu do istniejącego pliku wynikowego. We wskazanym pliku raport poszukuje arkusza wynikowego wskazanego pracownika, jeżeli nie znajduje dodaje nowy arkusz wynikowy.

W pliku wynikowym występuje arkusz o nazwie ImięNazwisko. Jest to arkusz, na podstawie którego tworzone są arkusze wynikowe dla pracowników. Zmiany dokonane w tym arkuszu zostaną przeniesione do wszystkich następnych arkuszy wynikowych. Jeżeli są to zmiany dotyczące kolejności lub ilości komórek arkusza wówczas raport może działać nieprawidłowo.

 

Dane wypisywane w raporcie są adresowane do konkretnej komórki. Jakiekolwiek zmiany w układzie komórek szablonu lub arkusza wzorcowego ImięNazwisko spowodują błędne działanie raportu.

Mimo możliwości zapisywania pracowników w dowolnych plikach utworzonych na podstawie właściwego szablonu, najlepszym rozwiązaniem, proponowanym użytkownikowi pracującemu z dużą ilością pracowników, są opcje “Zapisz w nowym pliku”, a następnie kontynuacja zapisu przez wybór opcji “Zapisz we wskazanym pliku”. Pozwala to użytkownikowi pracować na plikach wynikowych odwzorowujących konkretne grupy pracowników i w prosty sposób zarządzać informacją przechowywaną w plikach wynikowych.

 

Arkusz wynikowy pracownika ma nazwę taką, jak jego identyfikator w bazie danych. Jest to liczba całkowita w formacie long. Na arkuszu są wykazane wszystkie miesiące, dla których uruchamiany był raport Karta ewidencji czasu pracy. Są one wypisane w kolejności kalendarzowej, dla niewypisanych miesięcy pozostawione jest wolne miejsce. Na końcu arkusza wypisana jest Karta ewidencji czasu pracy – Roczna.

 

W celu ułatwienia poruszania się po arkuszu wynikowym utworzony został mechanizm otwierający wybraną kartę ewidencji w trybie podglądu wydruku lub edycji. Mechanizm ten uruchamiany jest przez jednoczesne wciśnięcie klawiszy Ctrl, Shift, M. W pojawiającym się oknie należy wybrać tryb, w jakim chcemy oglądać wyniki, następnie wybrać kartę i wcisnąć Otwórz.

W celu ułatwienia poruszania się po pliku wynikowym utworzony został mechanizm wyszukujący arkusz danego pracownika według kryterium nazwiska i imienia lub według kryterium identyfikatora (nazwy arkusza). Mechanizm ten uruchamiany jest przez jednoczesne wciśnięcie klawiszy Ctrl, Shift, Z. W pojawiającym się oknie należy wybrać kryterium, według którego funkcja ma poszukiwać, a następnie wpisać wartość parametru będącego kryterium. Wyszukiwanie według kryterium nazwiska i imienia polega na sprawdzeniu wartości pola F507 arkusza wynikowego (pole zawierające imię i nazwisko na Karcie ewidencji czasu pracy – Rocznej).