Złożenie wniosku przez pracownika powoduje działanie ustalone podczas konfiguracji Wniosku przez Administratora (uruchamiane są kolejne etapy ścieżki akceptacji, wysyłane monity zgodne z edycją danego wniosku).
Na etapie składania wniosku pracownik cały czas ma możliwość jego edycji. Do czasu dokonania akceptacji wniosku przez pierwszą w osób w ścieżce.
Możliwość ta pojawia się także po odrzuceniu Wniosku przez osobę wyznaczoną do akceptacji. Statusy własnych wniosków użytkownik zawsze sprawdzić może na liście Moje wnioski – co opisane zostało w dalszej części dokumentu.
Jeżeli z jakiegoś powodu osoba wyznaczona do akceptacji będzie chciała odrzucić wniosek pracownika, system poprosi ją o dodanie komentarza, w którym poda powód odrzucenia. Odrzucenie wniosku bez opatrzenia tej czynności komentarzem nie jest możliwe.
Po dodaniu komentarza, osoba wyznaczona do akceptacji wniosku może skutecznie odrzucić wniosek.
Wnioskodawca zostanie poinformowany o tym zdarzeniu w kafelku Mailbox.
Informacja o odrzuconym Wniosku jest też dla pracownika widoczna w kafelku Wnioski w zakładce Moje wnioski.
Kliknięcie w trzy kropki, umożliwia podgląd wniosku i wybierając Podgląd zostaje przeniesiony do miejsca, w którym może powrócić do etapu składania wniosku, korzystając z zapisanych w nim zmian tzn. że ma możliwość pełnej edycji swojego wniosku. Możliwość ta jest widoczna na dole tej strony:
Pracownik może w tym miejscu sprawdzić też powód odrzucenia swojego wniosku przez osobę akceptująca.
Wybierając Powrót do edycji wniosku pracownik zostaje przeniesiony do miejsca, w którym może ponownie złożyć wniosek po dokonaniu jego edycji. Na tym etapie pracownik cały czas widzi powód odrzucenia wniosku (słowa wpisane do komentarza przez osobę wyznaczoną do akceptacji).
Powrót do edycji odrzuconego wniosku nie powoduje utraty jego danych. Wniosek dostępny będzie we wnioskach na zakładce Moje wnioski skąd można go złożyć ponownie.
Po ponownym złożeniu wniosku, osoba wyznaczona do Akceptacji widzi wniosek pracownika wraz z wprowadzonymi zmianami oraz widzi informacje o historii tego wniosku.
W Ścieżce akceptacji widać w tym momencie ścieżkę dla tego nowo złożonego wniosku, jego historia zaś widoczna jest w miejscu Odrzucenia.
Po zaakceptowaniu wniosku złożonego przez pracownika, administrator ma możliwość zobaczenia historii tego wniosku wchodząc w kafelek Wnioski w zakładkę Wnioski innych. W Podglądzie administrator widzi nie tylko dany wniosek ale i całą jego historię.
Wnioskodawca, tak jak w przypadku odrzucenia, widzi zmianę statusu swojego wniosku wchodząc w kafelek Wnioski w zakładkę Moje wnioski.
Wnioskodawca otrzymuje monit o akceptacji wniosku według wskazań administratora przy formatowaniu wniosku (na mail/mailbox).