Jak to zrobić? > Anonimizacja danych osobowych

Drukuj

Anonimizacja danych osobowych

Anonimizacja danych osobowych w systemie Sage Symfonia związana jest Rozporządzeniem Ogólnym o Ochronie Danych Osobowych z 24 maja 2016 roku (w skrócie RODO).

 

Nie wszystkie dane mogą zostać zanonimizowane bezpośrednio po zgłoszeniu żądania usunięcia danych osobowych. Anonimizując dokumenty program sprawdza czy upłynął ustawowy okres ich przechowywania i jest to dla dokumentów:

podatkowych - 5 lat licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku,

rozliczeniowe ZUS - 10 lat od daty przesłania do ZUS (anonimizacja deklaracji w Repozytorium Dokumentów wykonywana jest na żądanie użytkownika, program nie weryfikuje okresów przechowywania deklaracji),

dokumenty pracownicze - 50 lat od zakończenia pracy przez ubezpieczonego u danego płatnika.

 

W module Handel:

w przypadku dokumentów powiązanych ze sobą, anonimizacja jest możliwa, gdy dla każdego z nich zakończył się okres przechowywania.

dokumenty zamówienia, oferty, zlecenia nie są anonimizowane jeśli nie ma do nich wystawionych żadnych innych dokumentów. Użytkownik musi sam zdecydować czy i kiedy takie dokumenty usunąć.

kontrakty sprzedaży i zakupu (wraz z powiązanymi z nimi zaliczkami) nie są anonimizowane jeżeli nie jest wypełniona data realizacji kontraktu.

 

Operacja anonimizacji jest nieodwracalna.

 

Zanonimizowanie osoby powiązanej z użytkownikiem systemu nie powoduje zmiany loginu i hasła użytkownika.

 

Wykluczenie osób z procesu anonimizacji

Jeśli istnieje potrzeba wykluczenia osoby z procesu anonimizacji, można tego dokonać za pomocą opcji Nie uwzględniaj w procesie anonimizacji. Opcja znajduje się w kartotece Osoby na zakładce Informacje dla wybranej osoby z kartoteki.

 

img_dane_os_nie_anon

 

Anonimizacja w module Handel

Użytkownik wykonujący anonimizację powinien mieć przyznane prawo Anonimizacja danych osobowych (grupa Prawa modułu: Wspólne > Rodzaj: Prawa w kartotece Pracownicy i Osoby).

 

Anonimizacja wykonywana jest dla danych osobowych wykorzystywanych w modułach pracujących we wspólnej bazie.

 

Wyjątek: anonimizacja uruchamiana z okna Osoby nie obejmuje:

– deklaracji ZUS i deklaracji podatkowych w Repozytorium Dokumentów,

– danych kontaktów w Contact Manager modułu Handel,

– danych w e-Teczce programu Kadry i Płace.

 

Proces anonimizacji uruchamiany jest z okna kartoteki Osoby na dwa sposoby:

Aby usunąć dane wszystkich osób kliknij przycisk Anonimizuj wszystkie dane.

 

img_osoby_toolbar_01

 

Aby usunąć dane aktualnie wybranej osoby kliknij znajdujący się na zakładce Dane osoby przycisk Anonimizuj dane osoby.

 

img_osoby_toolbar_02

 

Osoby zanonimizowane są domyślnie ukrywane na listach w programie. Filtr Osoba została zanonimizowana ustawiony jest na Tak.

 

img_anon

 

Anonimizacja z okna Kontrahenta

Opisana powyżej operacja anonimizacji pojedynczej osoby dostępna jest również z okna kontrahenta (będącego osobą fizyczną).

 

Kontrahenci typu osoba fizyczna, osoba fizyczna (firma) oznaczeni są przy nazwie ikoną ico_os_fiz_01 lub ico_os_fiz_02, oraz posiadają pola Imię i Nazwisko.

ico_os_fiz_03

 

Aby zanonimizować wybranego kontrahenta będącego osobą fizyczną:

1.Kliknij przycisk Informacje i wybierz z menu Ochrona danych.

2.W otwartym oknie Dane osobowe przejdź na zakładkę Dane osoby.

3.Kliknij przycisk Anonimizuj dane osoby.

 

Anonimizacja danych Contact Manager

Anonimizacja danych w Contact Manager modułu Handel uruchamiana jest dla poszczególnych kontaktów poleceniem Anonimizacja z menu podręcznego okna Kontakty.

 

img_dane_os_contact_m

 

Status zleconych anonimizacji

Stan realizacji zleconych anonimizacji można śledzić na oknie Lista zleconych anonimizacji. Proces anonimizacji obejmuje wiele modułów, może być rozciągnięty w czasie i zakończyć się na wiele sposobów.

 

Poniższa tabela prezentuje objaśnienia do wybranych dodatkowych informacji:

Treść pola Dodatkowe informacje

Objaśnienie

Dane osoby zostały częściowo zanonimizowane. Niektóre dane są nadal przetwarzane przez program <nazwa modułu>

Program zanonimizował dane, dla których upłynął okres przechowywania. W wymienionym module pozostały dane, dla których okres przechowywania się jeszcze nie skończył.

Brak uprawnień do wykonania anonimizacji w programie <nazwa modułu>.

Użytkownik wykonujący anonimizację nie ma uprawnień do wymienionego modułu.

Liczba osób, których dane zostały zanonimizowane w pełni: <liczba osób>

Liczba osób zanonimizowanych w pełni (proces anonimizacji wszystkich osób).

Liczba osób, których dane zostały zanonimizowane częściowo: <liczba osób>

Liczba osób, dla których zanonimizowane zostały tylko te dane, dla których upłynął okres przechowywania (proces anonimizacji wszystkich osób).

Zlecenie wymaga zalogowania do programu <nazwa modułu>.

Operacja nie została wykonana do końca, zaloguj się do wskazanego modułu aby ją kontynuować.

Dane osoby zostały częściowo zanonimizowane. Nie upłynął obowiązujący okres przechowywania danych pracownika.

Program zanonimizował dane, dla których upłynął okres przechowywania. Pozostały dane, dla których okres przechowywania się jeszcze nie skończył.

Nie upłynął obowiązujący okres przechowywania danych pracownika.

Nie można zanonimizować danych pracownika w programie Sage Kadry i Płace ponieważ nie upłynął okres ich przechowywania.

Dane pracownika są aktualnie edytowane w programie. Zakończ edycję danych i ponów próbę anonimizacji.

Nie można zanonimizować danych pracownika w programie Sage Kadry i Płace ponieważ jest on aktualnie edytowany.