Jedną z nowych funkcjonalności wprowadzonych do kostki analitycznej HM jest możliwość sprawdzenia stanu magazynowego i handlowego towaru z dokładnością do każdego dnia.
Metryki związane z tym zagadnieniem widoczne są w katalogu Stan magazynowy i oznaczają:
•Stan magazynowy – stan ilościowy wybranego towaru/towarów
•Stan handlowy – stan ilościowy wybranego towaru/towarów pomniejszony o rezerwacje
•Średni stan magazynowy – średnia ilość wybranego towaru na przestrzeni danego okresu
•Średni stan handlowy – średnia ilość pomniejszona o rezerwacje wybranego towaru na przestrzeni danego okresu
Podczas pracy z tą funkcjonalnością należy mieć na uwadze, że stan (zarówno magazynowy jak i handlowy) nie jest sumowany względem czasu jak np. wartość sprzedaż, a wyliczany na konkretny moment w czasie. Jest to oczywiście związane z tym, że np. wartość sprzedaż w wybranym okresie może być zsumowana - wartość sprzedaży po pięciu dniach będzie sumą sprzedaży z każdego dnia natomiast dla stanów magazynowego i handlowego obowiązującą wartością będzie nie suma stanów z każdego dnia a wartość stanu w piątym dniu przykładowego okresu.
Przykład: Raport Excel pokazujący stan magazynowy i handlowy na dowolną datę
Na powyższym obrazku łatwo zaobserwować tą zależność na poziomie sumy częściowej stanu magazynowego i handlowego przykładowego towaru obejmującej cały listopad (listopad 2014). Wartości wynikają nie z sumy dni od 1 do 6 listopada a z ostatniego dnia, w którym zaszła zmiana stanu dla tego towaru – w tym przypadku 6 listopada 2014. Łatwo również zauważyć, że wartość podsumowania dla listopada 2014 nie pokrywają się z wartościami podsumowań wyższego poziomu tj. dla IV kwartału 2014, II semestru 2014. Wynika to z tego, że w grudniu 2014 wystąpiły kolejne zmiany stanu (ale nieuwidocznione na obrazku), które wpłynęły na obserwowane wartości posumowań. Wobec tego dosyć prosto odpowiedzieć na pytanie skąd wzięła się wartość dla całego roku 2014 – jest to wartość stanu magazynowego i handlowego obliczona na ostatni dzień grudnia 2014.
Obliczenia respektują niestandardowe kalendarze finansowe, którą mogą mieć inny układ niż 12 miesięcy z początkiem w styczniu a końcem w grudniu.
Obliczanie danych na konkretny dzień powoduje również, że ustawianie filtru daty w sekcji filtry tabeli przestawnej na okres tzw. „od do” nie jest merytorycznie poprawne.
Dla przykładu poniżej widzimy stan magazynowy przykładowego towaru w listopadzie 2008. Stan na poziome całego miesiąca wynosi 5 sztuk, natomiast na poziomie dni widzimy, w jakich dniach stan się zmienił (21.11.2008, 27.11.2008).
Jeśli chcemy sprawdzić stan na przestrzeni 10 – 17 listopada 2008 ustawienie filtru w sposób:
Nieprawidłowe filtrowanie za pomocą multiwyboru w sekcji filtrów nie daje pozytywnych rezultatów właśnie ze względu na to, że stan magazynowy nie może być zwyczajnie sumowany w osi czasu – zatem stan magazynowy dla takiego nieprawidłowego filtrowania pokaże poprawny ale najbardziej aktualny stan (w przykładzie widzimy 0 ponieważ taki jest ostatni obliczony stan dla tego produktu – dla innych produktów oczywiście wartość może być różna od 0).
Aby zatem poprawnie przeanalizować stan magazynowy/handlowy należy w filtrach specyfikować jedną datę:
Bądź w przypadku, w którym interesuje nas przebieg zmian, przenosimy atrybut daty z filtru raportu (a więc przenosimy datę z sekcji filtry raportu tabeli przestawnej) do sekcji wierszy tabeli przestawnej:
Wówczas możliwe jest uzyskanie zestawienia jak na obrazku Wartość stanu magazynowego dzień po dniu.
Zagadnienie wydajnościowe - ponieważ obliczanie stanów magazynowych wiąże się z intensywnymi obliczeniami jest liniowa zależność wydajności a ilości dokumentów magazynowych – im więcej jest dokumentów magazynowych tym obliczanie stanów będzie trwało dłużej. Jednym ze sposobów przyspieszenia działania obliczania jest precyzyjne ustawienie filtrów tak, aby zawężyć zakres danych, dla których chcemy obliczyć wartość stanu. W Excelu realizowane to może być poprzez ustawienie filtrowania w tabeli przestawnej:
W przypadku mniejszych baz ustawianie filtrów może nie być konieczne.
Dodatkowym rozszerzeniem omawianej funkcjonalności jest możliwość śledzenia czy stan magazynowy przekracza skonfigurowane dopuszczalne wartości minimalne i maksymalne dla towaru. Konfiguracja stanów minimalnych i maksymalnych odbywa się na poziomie konkretnego magazynu
Suma stanów minimalnych i maksymalnych w poszczególnych magazynach dla poszczególnego towaru daje ogólny progi stanów minimalnego i maksymalnego dla towaru.