W Symfonia ERP dane ewidencyjne firmy są wspólne w ramach danego systemu, a tym samym współdzielone dla wszystkich modułów pracujących z wybraną firmą. Raz wprowadzone w jednym z modułów są dostępne, widoczne i obowiązujące we wszystkich modułach systemu. Dane firmy są danymi umieszczonymi w czasie, to znaczy, że po każdej zmianie części danych, w systemie cały czas istnieją dane wcześniejsze. Powyższa funkcjonalność jest dostępna dzięki wprowadzeniu tzw. okresów obowiązywania. Dostęp do danych firmy jest możliwy zarówno w module Administracja, jak i innych modułach biznesowych systemu. Zmiana danych firmy jest możliwa tylko przez tych użytkowników, którzy posiadają prawo efektywne Edycja i wprowadzanie danych firmy. Jest to prawo obowiązujące we wszystkich modułach.
Aby przejść do formatki danych ewidencyjnych firmy, należy wybrać menu Firma, a następnie Dane firmy. W przypadku pierwszego wprowadzania danych należy w oknie Dane firmy wybrać akcję Edytuj dane firmy, a następnie wprowadzić właściwe dane ewidencyjne, teleadresowe oraz informacje o rachunkach bankowych firmy.
Do poprawnej pracy z firmą wymagane jest wprowadzenie, co najmniej nazwy firmy (pełnej), nazwy skróconej oraz numeru NIP.
W oknie Dane firmy znajdują się pola, w których podaje się:
•Zakres obowiązywania – z rozwijanej listy wybiera się datę, od której dane firmy są aktualne,
•Dane obowiązują od: - do: – są to daty obowiązywania danych dla danej firmy,
•Nazwa pełna firmy (do 200 znaków),
•Skrócona nazwa firmy (do 100 znaków),
•NIP (13 znaków, format: xxx-xx-xx-xxx lub xxx-xxx-xx-xx lub xxxxxxxxxxx, użytkownik jest informowany o podaniu nieprawidłowego formatu),
•NIP UE,
•REGON,
•PESEL,
•VIES – zaznaczenie tego polecenia powoduje wprowadzenie przez system numeru NIP UE,
•BDO – numer rejestrowy Bazy Danych Odpadowych.
•KRS – numer identyfikacyjny w Krajowym Rejestrze Sądowym.
•Płatnik nie będący osobą fizyczną / Osoba fizyczna – określa na potrzeby deklaracji JPK_V7 czy podatnik jest osobą fizyczną. Dla osoby fizycznej dostępne są dodatkowe pola: imię, nazwisko i data urodzenia.
•Zakładka Adres umożliwia wprowadzenie danych adresowych firmy (ulica, nr domu, nr lokalu, gmina, powiat, kod pocztowy, urząd pocztowy, skrytka pocztowa, miejscowość, województwo, kraj).
•Zakładka Dane teleadresowe umożliwia wprowadzenie numeru telefonu, fax-u, adresu e-mail firmy oraz adresu www.
•Zakładka Rachunki bankowe umożliwia wprowadzenie rachunków bankowych firmy. W kolumnie Domyślny oznaczany jest domyślny rachunek bankowy firmy. Opcję Rachunek VAT należy zaznaczyć dla rachunków bankowych, na których rejestrowane są przeksięgowania VAT z tytułu mechanizmu podzielonej płatności (na takie konto nie można będzie wykonać bezpośredniego przelewu).
•Zakładka Konfiguracje umożliwia podanie klucza firmy wykorzystywanego do ustanowienia połączenia z Symfonia KSeF (serwisem internetowym pośredniczącym w komunikacji programów Symfonia ERP z Krajowym Systemem e-Faktur).
Tak wprowadzone dane znajdą się w okresie obowiązywania, który nie ma górnej i dolnej granicy. W przypadku, gdy potrzebna jest korekta wprowadzonych danych, należy ponownie wejść w tryb edycji i wprowadzić właściwe dane.
Nowy zakres – po wybraniu tego polecenia otwiera się okno, w którym można wprowadzić nowy okres dla danych firmy. Wskazanie nowego okresu obowiązywania danych firmy ze zmianą nazwy lub NIP-u w stosunku do poprzedniego będzie miało wpływ na aktywowane licencje. Będą one wymagały ponownej aktywacji w ciągu 60 dni od rozpoczęcia nowego okresu obowiązywania danych firmy. Zmiana okresu obowiązywania otwiera okno z danymi firmy do edycji, Usuń zakres – użycie polecenia powoduje usuniecie wprowadzonego zakresu obowiązywania danych firmy, Edytuj – polecenie przełącza okno w tryb edycji danych, Zapisz – polecenie zapisuje wprowadzone dane, Anuluj – polecenie anuluje wprowadzone dane i powoduje powrót do danych poprzednich. |
Jeśli potrzeba modyfikacji danych ewidencyjnych wynika z formalnej ich zmiany (np. zmiana nazwy firmy, czy adresu lub danych teleinformatycznych), należy wprowadzić nowy okres obowiązywania danych firmy (akcja: Nowy zakres) i w kolejnym okresie trzeba wprowadzić nowe dane, określając zakres (początek) ich obowiązywania. Od tej pory w systemie będą istnieć dwie wersje danych firmy z podziałem na okresy ich obowiązywania.
Każda zmiana nazwy firmy oraz numeru NIP wymusza ponowną aktywację posiadanych numerów licencji.
Tematy powiązane: