Anonimizacja danych osobowych w systemie Symfonia związana jest Rozporządzeniem Ogólnym o Ochronie Danych Osobowych z 24 maja 2016 roku (w skrócie RODO).
Nie wszystkie dane mogą zostać zanonimizowane bezpośrednio po zgłoszeniu żądania usunięcia danych osobowych. Anonimizując dokumenty program sprawdza czy upłynął ustawowy okres ich przechowywania i jest to dla dokumentów:
•podatkowych - 5 lat licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku,
•rozliczeniowe ZUS - 10 lat od daty przesłania do ZUS (anonimizacja deklaracji w Repozytorium Dokumentów wykonywana jest na żądanie użytkownika, program nie weryfikuje okresów przechowywania deklaracji),
•dokumenty pracownicze - 50 lat od zakończenia pracy przez ubezpieczonego u danego płatnika.
Anonimizacji podlegają tylko dokumenty zaksięgowane. Dokumenty w buforze nie są anonimizowane i jednocześnie nie pozwalają zanonimizować osób z nimi powiązanych.
W module Handel:
•w przypadku dokumentów powiązanych ze sobą, anonimizacja jest możliwa, gdy dla każdego z nich zakończył się okres przechowywania.
•dokumenty zamówienia, oferty, zlecenia nie są anonimizowane jeśli nie ma do nich wystawionych żadnych innych dokumentów. Użytkownik musi sam zdecydować czy i kiedy takie dokumenty usunąć.
•kontrakty sprzedaży i zakupu (wraz z powiązanymi z nimi zaliczkami) nie są anonimizowane jeżeli nie jest wypełniona data realizacji kontraktu.
Operacja anonimizacji jest nieodwracalna.
Zanonimizowanie osoby powiązanej z użytkownikiem systemu nie powoduje zmiany loginu i hasła użytkownika.
Wykluczenie osób z procesu anonimizacji
Jeśli istnieje potrzeba wykluczenia osoby z procesu anonimizacji, można tego dokonać za pomocą opcji Nie uwzględniaj w procesie anonimizacji. Opcja znajduje się w kartotece Osoby na zakładce Informacje dla wybranej osoby z kartoteki.
 |
Użytkownik wykonujący anonimizację powinien mieć przyznane prawo Anonimizacja danych osobowych (grupa Wspólne > Prawa w kartotece Pracownicy i Osoby).
Anonimizacja wykonywana jest dla danych osobowych wykorzystywanych w ramach jednej firmy pracującej we wspólnej bazie i dotyczy tylko tych danych, dla których upłynął czas przechowywania.
Wyjątek: anonimizacja uruchamiana z okna Osoby nie obejmuje: – deklaracji ZUS i deklaracji podatkowych w Repozytorium Dokumentów, – danych kontaktów w Contact Manager modułu Handel, – danych w e-Teczce programu Kadry i Płace.
Proces anonimizacji uruchamiany jest z okna kartoteki Osoby na dwa sposoby: •Aby zanonimizować dane wszystkich osób kliknij przycisk Anonimizuj wszystkie dane.
•Aby zanonimizować dane aktualnie wybranej osoby kliknij znajdujący się na zakładce Dane osoby przycisk Anonimizuj dane osoby.
Osoby zanonimizowane są domyślnie ukrywane na listach w programie. Filtr Osoba została zanonimizowana ustawiony jest na Tak.
 |
Stan realizacji zleconych anonimizacji można śledzić otwieranym z kartoteki Osoby na oknie Lista zleconych anonimizacji. Proces anonimizacji obejmuje wiele modułów, może być rozciągnięty w czasie i zakończyć się na wiele sposobów.
Poniższa tabela prezentuje objaśnienia do wybranych dodatkowych informacji:
|