Ewidencja danych księgowych > Dokumenty księgowe

Drukuj

Dokumenty księgowe

Przed przystąpieniem do pracy z księgowością komputerową należy zastanowić się nad typami dokumentów księgowych rejestrowanymi w Twojej firmie. Specyfika komputerowych programów wymaga bowiem dokładnego określenia podziału dokumentów papierowych na jednolite typy oraz zdefiniowania sposobu powiązania tradycyjnych dokumentów papierowych z odpowiadającymi im dokumentami komputerowymi. Da to wymierne korzyści podczas pracy z programem: wprowadzanie dokumentów będzie szybsze.

Każdy wprowadzany do programu dokument musi należeć do określonego typu, zdefiniowanego przez program lub też przez użytkownika. Ponadto w ramach tego typu musi mieć nadany kolejny numer. Numeracja nie musi być ciągła, natomiast program nie dopuszcza do powtarzania się numerów. W ten sposób powstanie unikalny numer ewidencyjny dokumentu. Proponujemy, aby wiązać dokumenty papierowe z systemowymi poprzez ten numer. Takie kojarzenie dokumentów papierowych i komputerowych pozwala na łatwe ich odszukanie zarówno w segregatorach, jak i w komputerze.

Więcej informacji na temat nadawania numerów ewidencyjnych znajduje się w temacie Szablony numeracji.

Sage 50c oferuje użytkownikowi wiele typów dokumentów predefiniowanych. Jeżeli będziesz chciał zdefiniować własny dokument, przeczytaj o definiowaniu własnych dokumentów

 

Można definiować własne dokumenty tylko w oparciu o typy dokumentów predefiniowanych.

 

Z czego składa się dokument

Dla szybkiego i łatwego przeglądania dokumentów wyróżniono pojęcia części opisowej i zapisu. Dla dokumentów ujmujących podatek VAT wyodrębniono rejestr, a dla dokumentów biorących udział w rozrachunkach część rozrachunkową.

Część opisowa dokumentu to ogólne informacje o dokumencie pozwalające na jego identyfikację.

Zapis to informacje bezpośrednio księgowane na kontach. Są odpowiednikami typowego zapisu księgowego.

Rejestr zawiera dane potrzebne przy rejestrowaniu i naliczaniu podatku VAT.

Rozrachunki to informacje przydatne przy rozliczeniach różnego rodzaju płatności.

Opis każdego dokumentu jest wykorzystywany przy przeglądaniu. Każdy wprowadzany dokument zawiera pole Treść. Możesz wykorzystać to pole do szczegółowego charakteryzowania dokumentu oraz zapisów tego dokumentu. Jest to przydatne zwłaszcza wtedy, gdy jeden dokument ma wiele zapisów.

 

Warto wpisywać w pole Treść informacje charakterystyczne tylko dla wprowadzanego dokumentu. Więcej >>

 

Dokument oraz jego zapisy mogą być dodatkowo charakteryzowane poprzez przypisanie im cech. Będą to Twoje notatki naniesione na dokument dla celów przeglądania i szybkiego wyszukiwania oraz do wykonywania obliczeń. Cechy można nadawać lub usuwać zarówno dokumentom już zaksięgowanym, jak i umieszczonym czasowo w buforze.

 

Do każdego dokumentu, zarówno z bufora jak i z ksiąg, możesz dodać notatkę. Dokumenty z notatką możesz łatwo wyszukać, gdyż na liście dokumentów oznaczone są one ikonką zn_not3.

 

Kolejną ważną sprawą jest wielość dat przypisanych do dokumentu. Formularze do wprowadzania dokumentów zawierają różne daty, z których tylko jedna przyporządkowuje dokument do okresu sprawozdawczego. Ilość dat może być początkowo kłopotliwa, ale z czasem okaże się na pewno przydatna i zrozumiała.

 

hmtoggle_plus1        Skróty klawiszowe okna wprowadzania dokumentów

 

Zobacz także:

Edycja dokumentów księgowych