Powiadomienia o płatnościach > Konfiguracja profili powiadomień

Konfiguracja profili powiadomień

Okno konfiguracji profili powiadomień o płatnościach (okno kartoteki Kontrahenci > Powiadomienia - konfiguracja) zawiera ustawienia:

•Ogólne – definicje kont oraz typów dokumentów, dla których program będzie generował powiadomienia.

•Zakładka profile powiadomień – definicje profili zawierające szablon wiadomości i kryteria wyzwalające generowanie powiadomienia.

Okno – Powiadomienia do wysłania >>

Okno – Historia powiadomień >>

Wysyłka wiadomości e-mail z powiadomieniami wykonywana jest w oparciu o konfigurację wysyłki w Repozytorium dokumentów.

Konfiguracja poczty - Repozytorium Dokumentów >>

Po wprowadzeniu zmian w konfiguracji skrzynki pocztowej należy ponownie uruchomić program Finanse i Księgowość.

Zakładka Ogólne

Zakładka umożliwia ustawienie ograniczeń na generowane powiadomienia dla różnych typów dokumentów oraz kont księgowych.

Typy dokumentów uwzględnione

Na tej liście należy zaznaczyć w pierwszej kolumnie dokumenty, dla których z nich mają być generowane powiadomienia o płatnościach. Jeśli nie zostanie zaznaczony żaden typ dokumentu powiadomienia nie będą generowane.

Ograniczenia kont

Generowanie powiadomień będzie prowadzone dla dokumentów na których występują zapisy na konta wprowadzone na tej liście.

Jeśli nie zostało wprowadzone żadne konto, powiadomienia będą generowane dla wszystkich kont (z wybranych typów dokumentów).

Aby dodać nowe konto:

1.Kliknij przycisk aby dodać nowy wiersz do listy Ograniczenia kont..

2.Dla dodanej pozycji uzupełnij numer konta w kolumnie Konto, lub kliknij przycisk aby otworzyć okno wyboru konta z planu kont.

Aby usunąć konto z listy kliknij znajdujący się przy nim przycisk .

Zakładka Profile powiadomień

Na zakładce definiowane są wykorzystywane przez moduł profile dla wysyłanych powiadomień.

Po lewej stronie okna znajduje się listę zapisanych profilów, po prawej szczegóły wybranego profilu z listy.

Okno podzielone jest na:

•listę zdefiniowanych profili z przyciskami Nowy profil oraz Usuń zaznaczone profile.

•szczegółowe ustawienia wybranego profilu.

Funkcje przycisków

Nowy – tworzy nowy profil, którego parametry należy uzupełnić.

Usuń zaznaczone – usuwa wybrane profile z listy.

Edytuj – przełącza formularz konfiguracji profilu w tryb edycji.

Szczegóły profilu

Na definicję profilu powiadomień składają się ustawienia:

Nazwa – nazwa profilu, musi być unikatowa dla wszystkich zdefiniowanych profili.

Aktywny – określa czy moduł będzie generował powiadomienia dla tego profilu.

Dni po terminie – minimalna ilość dni po terminie płatności dokumentu, od której będą generowane powiadomienia - można wprowadzić liczbę ujemną, wtedy będzie oznaczać ilość dni przed terminem.

Szablon powiadomienia – przycisk Zmień umożliwia wskazanie pliku HTML z szablonem powiadomienia do ustawienia; przycisk Podgląd umożliwia wyświetlenie podglądu zapisanego szablonu oraz zapisanie szablonu do pliku.

Plik można przygotować w dowolnym edytorze HTML, lub np. przez zapis dokumentu MS Word do formatu HTML.

Następuje po – określa nazwę profilu, dla którego musi zostać wysłane powiadomienie z danego dokumentu, żeby mogło zostać wygenerowane powiadomienie z edytowanego profilu, np. jeśli Ostateczne wezwanie ma ustawione że następuje po profilu Pierwsze wezwanie, to powiadomienie wysłane zostanie tylko, gdy wysłane zostało wcześniej powiadomienie z profilu Pierwsze wezwanie (oraz spełnione zostały pozostałe warunki wysyłki ostatecznego powiadomienia dla danego dokumentu).

Dołącz fakturę – zaznaczenie powoduje wysłanie w powiadomieniu załącznika PDF do faktury o ile jest on wygenerowany w Repozytorium Dokumentów.

Adresy DW – lista adresów e-mail rozdzielanych przecinkami, na które będzie wysyłana kopia powiadomienia w formie widocznej dla innych odbiorców (do wiadomości, ang. CC).

Adresy UDW – lista adresów e-mail rozdzielanych przecinkami, na które będzie wysyłana kopia powiadomienia w formie niewidocznej dla innych odbiorców (ukryte do wiadomości, ang. BCC).

Szablon powiadomień

Przygotowując szablon powiadomień w formacie HTML można wykorzystać specjalne znaczniki, które zostaną zamienione na konkretne wartości podczas przetwarzania:

•@data_wystawienia@ – data wystawienia powiadomienia,

•@kontrahent@ – dane kontrahenta z dokumentu (nazwa, adres, nip),

•@dokument_numer@ – numer dokumentu,

•@dokument_termin@ – termin płatności dokumentu,

•@dokument_waluta@ – waluta dokumentu,

•@dokument_do_zapłaty@ – kwota do zapłaty z dokumentu,

•@kwota_odsetek@ – kwota odsetek ustawowych wyliczona na dzień wygenerowania powiadomienia,

•@firma_nazwa@ – nazwa firmy,

•@firma_adres@ – adres firmy,

•@firma_kod_pocztowy@ – kod pocztowy firmy,

•@firma_miejscowosc@ – miejscowość firmy,

•@użytkownik@ – imię i nazwisko zalogowanego użytkownika,

•@konto_bankowe@ – konto przypisane do rejestru pieniężnego dokumentu,

•<title>tytuł wiadomości</title> w pliku definiuje tytuł wysyłanej wiadomości e-mail.

Wygenerowane na podstawie szablonu powiadomienie przesyłane jest jako treść wiadomości e-mail.

Przykładowy szablon

<!DOCTYPE html>

<html>

<head>

<title>Wezwanie do zapłaty - ostateczne</title>

.text-center { text-align: center; }

.text-right { text-align: right; }

body { margin: 0; padding: 1em; font-family: "Arial",sans-serif; color: #444; font-size: 14px; }

h1 { text-align: center; text-transform: uppercase; }

h3 { text-align: center; margin-bottom: 2em; }

p { margin: 2em 0; }

img { display: block; margin: 0 auto; max-width: 100% }

table { margin: 0 auto; border-collapse: collapse; }

table thead tr th { border-bottom: 1px solid grey; }

table tfoot tr td { border-top: 1px solid grey; }

table th,

table td { padding: 1em; padding-right: 2em; text-align: left; }

header::before,

header::after,

section::before,

section::after { content: ""; display: table; clear: both; }

header, section { width: 100%; max-width: 900px; margin: 2em auto; }

header > div { float: left; width: 33.33%; }

</style>

</head>

<body>

<div>

@firma_nazwa@<br />

@firma_adres@<br />

@firma_kod_pocztowy@ @firma_miejscowosc@

</div>

</div>

@firma_miejscowosc@, @data_wystawienia@

</div>

</header>

<h3>@kontrahent@</h3>

<h1>Wezwanie do zapłaty - ostateczne</h1>

<p>

Szanowni Państwo,<br>

Niniejszym wzywamy Państwa do dokonania zapłaty należności za poniższy dokument:

</p>

<p>

<table>

<thead>

<tr>

<th>Numer dokumentu</th>

<th>Termin płatności</th>

<th class="text-right">Kwota</th>

</tr>

</thead>

<tbody>

<tr>

<td>@dokument_numer@</td>

<td>@dokument_termin@</td>

<td class="text-right">@dokument_do_zapłaty@ @dokument_waluta@</td>

</tr>

</tbody>

</table>

</p>

<p>

Kwota odsetek na dzień dzisiejszy wynosi @kwota_odsetek@ @dokument_waluta@.

</p>

<p>

Prosimy o niezwłoczne uregulowanie przeterminowanych zobowiązań.<br>

Numer rachunku: <b>@konto_bankowe@</b><br>

</p>

<p>

Z poważaniem<br>

@użytkownik@

</p>

</section>

</body>

</html>