Funkcjonalność zastępstw służy wyznaczaniu naszych zastępców, w przypadku nieobecności pracownika. Osoba zastępująca może przejąć (w zależności od ustawień) wybrane obowiązki.
Zastępstwa w systemie Symfonia ERP HRcloud można ustalić na dwa sposoby (funkcjonalności te działają niezależnie od siebie).
Sposób 1 – zgłaszając wniosek urlopowy
Zgłaszając wniosek urlopowy można wskazać osobę, która będzie nas zastępowała w czasie naszej nieobecności. Dana osoba zostanie poinformowana o tym stosownym monitem, który trafi do kafelka Mailbox.
•Możliwe jest odpowiedzenie na wiadomość dotyczącą zastępstwa – trafi ona do Mailbox-a wnioskodawcy, np. z uzasadnieniem, dlaczego we wskazanym terminie nie możemy zastąpić danej osoby.
•Nie można wybrać na zastępstwo osób, które w wyznaczonym czasie mają już wyznaczony urlop.
•W dniach, w których zostałeś wyznaczony na zastępstwo nie będziesz mógł złożyć wniosku urlopowego.
•Wniosku urlopowego nie można złożyć powyżej dostępnego limitu dni do wykorzystania.
Oprócz Osoby zastępującej można również wskazać osobę akceptującą w naszym imieniu wnioski urlopowe podczas Twojej nieobecności.
Sposób 2 – ustawienie w profilu użytkownika
Istnieje również możliwość, aby określić domyślnego zastępcę z poziomu profilu.
Aby przejść do profilu wybierz z lewego menu Profil > Dane personalne i przejdź do sekcji Zastępstwo.
Przycisk Ustaw zastępstwo pozwala na ustawienie osoby zastępującej z listy dostępnych pracowników.
Do wyboru dostępne są następujące Typy zastępstwa:
•Wiadomości e-mail - osoba zastępująca będzie otrzymywała kopie – do osoby zastępującej przekierowywane będą wszystkie zadania wynikające z akceptacji wniosków, które oryginalnie kierowane były do osoby, która ustawiła zastępstwo.
•Zastępstwo w zadaniach akceptacji wniosków – do osoby zastępującej przekierowywane będą wszystkie zadania wynikające z akceptacji wniosków, które oryginalnie kierowane były do osoby, która ustawiła zastępstwo.
•Zastępstwo w otrzymywaniu monitów z wniosków – do osoby zastępującej przekierowywane będą wszystkie monity wynikające z akceptacji wniosków, które oryginalnie kierowane były do osoby, która ustawiła zastępstwo.
•Zastępstwo w realizacji zadań z wniosków – do osoby zastępującej przekierowywane będą wszystkie zadania do realizacji wynikające z wniosków, które oryginalnie kierowane były do osoby, która ustawiła zastępstwo.
Dodatkowo możesz określić termin rozpoczęcia i zakończenia trwania zastępstwa. Osoby zastępujące możesz dowolnie zmieniać, a także usuwać za pomocą funkcji Usuń zastępstwo.
Należy pamiętać, że w ramach jednego typu zastępstwa w danym terminie może być ustawiona jedynie jedna osoba.