Import danych > Import specjalny - uzgadnianie

Drukuj

Import specjalny – uzgadnianie

W trakcie importu użytkownik musi dokonać pewnych uzgodnień pomiędzy danymi importowanymi oraz danymi znajdującymi się już w programie. Każde dokonane uzgodnienie jest pamiętane (dla każdego profilu oddzielnie) i może być sprawdzone lub usunięte. Usunięcie uzgodnienia oznacza tyle, że podczas następnego importu program poprosi o ponowne uzgodnienie danej informacji.

Aby zobaczyć uzgodnienia dla określonego profilu należy wybrać z menu Firma polecenie – Import specjalny, Uzgodnienia, a następnie w oknie Dokonane uzgodnienia pozycji wskazać (z rozwijanej listy) dla jakiego profilu chcemy sprawdzić uzgodnienia.

 

Należy pamiętać, że dane od jednego nadawcy powinny być wczytywane tylko przez jednego użytkownika programu FK (tylko na jednym komputerze), gdyż informacje o uzgodnieniach z danym nadawcą są przechowywane lokalnie, na jednym komputerze, na którym zdefiniowano profil i dokonano importu.

 

Uzgadnianie dokumentów

Dla każdego nowego rodzaju dokumentów importowanych należy ustalić jaki typ dokumentu zdefiniowanego w programie Finanse i Księgowość ma mu odpowiadać. Można wybrać zarówno jeden z predefiniowanych (wzorcowych) dokumentów lub utworzyć nowy, własny typ dokumentu.

Dla każdego nie uzgodnionego jeszcze typu dokumentu zostanie otwarte okno definiowania dokumentów oraz dodatkowe okno zawierające wczytane informacje z pliku danych. Okno to znajduje się zawsze na wierzchu okna definiowania dokumentów. Można dowolnie przełączać się pomiędzy oknem informacyjnym oraz oknem definiowania dokumentów. Okno uzgadniania danych można dowolnie przesuwać na ekranie, jeśli zasłania istotne fragmenty okna definiowania dokumentów. Można również dowolnie zmieniać rozmiar tego okna.

Po wskazaniu właściwej definicji dokumentu (można też dowolnie tworzyć nowe definicje) należy nacisnąć przycisk Użyj, aby uzgodnić dane. Od tej pory każdy dokument importowany tego typu zostanie automatycznie powiązany ze wskazanym typem dokumentu w programie.

 

Podczas łączenia dokumentów należy zwrócić baczną uwagę na rodzaj dokumentu (faktura, rachunek uproszczony, zakup, sprzedaż itp.), gdyż program nie kontroluje na tym etapie poprawności dokonanego połączenia.

 

Uzgadnianie rejestrów

Dla każdego nowego rodzaju dokumentów importowanych z rejestrem VAT, a także dla każdego nowego rodzaju rejestru należy ustalić który z rejestrów zdefiniowanych w programie Finanse i Księgowość dla danego typu dokumentu ma być użyty. Można wybrać jeden z rejestrów już zdefiniowanych lub utworzyć nowy.

 

Dla każdego nie uzgodnionego jeszcze rejestru zostanie otwarte okno definiowania rejestrów oraz dodatkowe okno zawierające wczytane informacje z pliku danych. Okno to znajduje się zawsze na wierzchu okna definiowania rejestrów. Tu również można dowolnie przełączać się pomiędzy oknem informacyjnym oraz oknem definiowania rejestrów, a także dowolnie zmieniać rozmiar i położenia każdego z tych okien.

 

W oknie informacyjnym znajdują się dane rejestru wczytane z pliku wejściowego. Znajdą się tu kwoty dla poszczególnych stawek VAT (jeśli w danych jest taka informacja), mogą być tu także wartości procentowe stawek. Pole Klucz określa typ dokumentu dla którego uzgadniamy rejestr, typ tego rejestru oraz stawki VAT. Jeśli w programie będzie już zdefiniowany odpowiedni rejestr, program ustawi od razu właściwą pozycję na liście, należy ją jednak zawsze zweryfikować na podstawie danych wejściowych. Wartość pola Klucz jest ustalana w szablonie i może ulegać zmianie.

 

Jeśli zdecydujemy się na utworzenie nowej definicji rejestru, program automatycznie wypełni część lub wszystkie pola formatki na podstawie danych wejściowych. Należy tylko zweryfikować lub uzupełnić brakujące dane i zapisać nową definicję.

 

Po wskazaniu właściwej definicji rejestru należy nacisnąć przycisk Użyj, aby uzgodnić dane. Od tej pory każdy rejestr importowany tego typu zostanie automatycznie powiązany ze wskazanym rejestrem.

 

Podczas łączenia rejestrów program sprawdza prawidłowość wybranego rejestru pod kątem zgodności z definicją dokumentu oraz zgodności stawek VAT (o ile są podane w pliku danych lub szablonie) oraz rodzaju zakupów (ABC) dla dokumentów zakupu.

 

Uzgadnianie pozycji kartotek

 

Uzgadnianie pozycji kartotek odbywa się podobnie jak uzgadnianie definicji dokumentów oraz rejestrów, jednak o ile uzgodnienia dokumentów oraz rejestrów dokonuje się jeden raz dla każdego rodzaju dokumentu, uzgodnień kartotek dokonuje się praktycznie podczas każdego importu danych – oczywiście tylko dla nowych pozycji. Ponadto wszelkie błędy w uzgodnieniach kartotek są dużo trudniejsze do wykrycia i skorygowania.

 

Uzgodnienia dla kartotek opisano poniżej na przykładzie kartoteki Kontrahenci.

 

Podczas importu danych dla każdej nie uzgodnionej jeszcze pozycji kartoteki zostanie otwarte okno kartoteki kontrahentów oraz dodatkowe okno informacyjne zawierające wczytane informacje z pliku danych.

 

Pole klucz określa numer kontrahenta w kartotece programu wysyłającego dane. Wartość tego pola ustalana jest w szablonie i może być zmieniona np. na pełną nazwę kontrahenta lub numer NIP – ale w każdym wypadku musi być to informacja jednoznacznie identyfikująca pozycję w programie nadającym dane.

 

W oknie informacyjnym znajdują się inne dane kontrahenta (o ile zostały umieszczone w danych ) oraz numer własny dokumentu, w którym został użyty ten kontrahent. Można wykorzystać to zidentyfikowania kontrahenta w sytuacji, gdy dane z pliku wejściowego nie zawierają wszystkich potrzebnych danych. W takim wypadku należy odnaleźć dokument papierowy lub odnaleźć kontrahenta w programie nadającym dane.

 

Jeśli w kartotece będzie już wprowadzony dany kontrahent, program ustawi od razu pozycję na liście, należy ją jednak zawsze zweryfikować na podstawie danych wejściowych.

 

Kolejność wyszukiwania kontrahenta jest następująca: jeśli w danych importowanych znajduje się nazwa kontrahenta, to najpierw wyszukiwanie odbywa się według pełnej nazwy kontrahenta. Jeśli kontrahent o podanej nazwie istnieje, to zostanie wyselekcjonowany. W przeciwnym wypadku program będzie wyszukiwał kontrahenta o podanym kodzie (w programie Finanse i Księgowość kod jest unikalny dla każdego kontrahenta). Jeśli i to wyszukiwanie zawiedzie, to program odszuka kontrahenta według numeru NIP.

 

Jeśli program odszuka w kartotece kontrahentów pozycję ze zgodną pełną nazwą własną, numerem NIP, miejscowością oraz kodem (nie pocztowym) i pod warunkiem, że żadne z tych pól nie jest puste, to połączy pozycje automatycznie, bez udziału użytkownika. W tym przypadku nie ma znaczenia, czy dana pozycja kartoteki jest aktywna, czy też ukryta.

 

Jeśli program odnalazł właściwą pozycję w kartotece wystarczy nacisnąć przycisk Użyj, aby połączyć te pozycje

W przypadku gdy program nie wybierze automatycznie właściwej pozycji w kartotece, to albo kontrahenta nie ma jeszcze w kartotece, albo kontrahent istnieje ale nie ma wypełnionego numeru NIP i ma inaczej zapisaną pełną nazwę. W takim wypadku można spróbować odnaleźć kontrahenta przyciskiem oznaczonym jako + wybory (zakładka Wybory) lub wybierając polecenie Kontrahenci..., używając zaawansowanego wyszukiwania wg nazwy, lub też sortując listę kartoteki według nazwy i wpisując pierwsze litery nazwy – program automatycznie będzie ustawiał się na tej pozycji, która rozpoczyna się od wpisanych liter (wpisywany tekst nigdzie się nie pojawia, powoduje tylko selekcjonowanie pozycji kartoteki – podobnie jak dla innych list wyboru w systemie Windows). Oczywiście można w ten sam sposób wyszukiwać wg numeru NIP lub skrótu – po odpowiednim posortowaniu kartoteki.

 

Odstęp pomiędzy kolejnymi naciśnięciami klawiszy nie może być dłuższy niż 1 sekunda, gdyż po tym czasie program uzna, że rozpoczyna się nowe wyszukiwanie.

 

Odnalezioną pozycję można w razie potrzeby zmienić i po zapisaniu użyć ponownie – już w zmienionej wersji.

Jeśli kontrahenta nie ma jeszcze w kartotece, należy wybrać przycisk Dodaj do kartoteki w celu dodania nowej pozycji w kartotece. W tej sytuacji program automatycznie wypełni część lub wszystkie pola formatki na podstawie danych wejściowych. Należy tylko zweryfikować lub uzupełnić brakujące dane i zapisać nową pozycję poleceniem Zapisz, a następnie należy nacisnąć przycisk Użyj aby połączyć pozycje.

Program zapamięta dokonane uzgodnienie. Podczas importu kolejnych dokumentów z tym kontrahentem nie będzie potrzeby ponownego uzgadniania danych tego kontrahenta.

 

Zobacz także:

Przebieg importu specjalnego

Okno dokonanych uzgodnień

Okno komunikatów importu

Okno profili

Okno plików