Import specjalny – uzgadnianie

Dla każdego nowego rodzaju dokumentów importowanych należy ustalić jaki typ dokumentu zdefiniowanego w module Finanse i Księgowość ma mu odpowiadać. Można wybrać zarówno jeden z predefiniowanych (wzorcowych) dokumentów lub utworzyć nowy, własny typ dokumentu.

Dla każdego nie uzgodnionego jeszcze typu dokumentu zostanie otwarte okno definiowania dokumentów oraz dodatkowe okno zawierające wczytane informacje z pliku danych. Okno to znajduje się zawsze na wierzchu okna definiowania dokumentów. Można dowolnie przełączać się pomiędzy oknem informacyjnym oraz oknem definiowania dokumentów. Okno uzgadniania danych można dowolnie przesuwać na ekranie, jeśli zasłania istotne fragmenty okna definiowania dokumentów. Można również dowolnie zmieniać rozmiar tego okna.

Po wskazaniu właściwej definicji dokumentu (można też dowolnie tworzyć nowe definicje) należy nacisnąć przycisk Użyj, aby uzgodnić dane. Od tej pory każdy dokument importowany tego typu zostanie automatycznie powiązany ze wskazanym typem dokumentu w programie.

Podczas łączenia dokumentów należy zwrócić baczną uwagę na rodzaj dokumentu (faktura, rachunek uproszczony, zakup, sprzedaż itp.), gdyż program nie kontroluje na tym etapie poprawności dokonanego połączenia.

Dla każdego nowego rodzaju dokumentów importowanych z rejestrem VAT, a także dla każdego nowego rodzaju rejestru należy ustalić który z rejestrów zdefiniowanych w module Finanse i Księgowość dla danego typu dokumentu ma być użyty. Można wybrać jeden z rejestrów już zdefiniowanych lub utworzyć nowy.

Dla każdego nie uzgodnionego jeszcze rejestru zostanie otwarte okno definiowania rejestrów oraz dodatkowe okno zawierające wczytane informacje z pliku danych. Okno to znajduje się zawsze na wierzchu okna definiowania rejestrów. Tu również można dowolnie przełączać się pomiędzy oknem informacyjnym oraz oknem definiowania rejestrów, a także dowolnie zmieniać rozmiar i położenia każdego z tych okien.

W oknie informacyjnym znajdują się dane rejestru wczytane z pliku wejściowego. Znajdą się tu kwoty dla poszczególnych stawek VAT (jeśli w danych jest taka informacja), mogą być tu także wartości procentowe stawek. Pole Klucz określa typ dokumentu dla którego uzgadniamy rejestr, typ tego rejestru oraz stawki VAT. Jeśli w programie będzie już zdefiniowany odpowiedni rejestr, program ustawi od razu właściwą pozycję na liście, należy ją jednak zawsze zweryfikować na podstawie danych wejściowych. Wartość pola Klucz jest ustalana w szablonie i może ulegać zmianie.

Jeśli zdecydujemy się na utworzenie nowej definicji rejestru, program automatycznie wypełni część lub wszystkie pola formatki na podstawie danych wejściowych. Należy tylko zweryfikować lub uzupełnić brakujące dane i zapisać nową definicję.

Po wskazaniu właściwej definicji rejestru należy nacisnąć przycisk Użyj aby uzgodnić dane. Od tej pory każdy rejestr importowany tego typu zostanie automatycznie powiązany ze wskazanym rejestrem.

Podczas łączenia rejestrów program sprawdza prawidłowość wybranego rejestru pod kątem zgodności z definicją dokumentu oraz zgodności stawek VAT (o ile są podane w pliku danych lub szablonie) oraz rodzaju zakupów (ABC) dla dokumentów zakupu.

Uzgadnianie pozycji kartotek odbywa się podobnie jak uzgadnianie definicji dokumentów oraz rejestrów, jednak o ile uzgodnienia dokumentów oraz rejestrów dokonuje się jeden raz dla każdego rodzaju dokumentu, uzgodnień kartotek dokonuje się praktycznie podczas każdego importu danych – oczywiście tylko dla nowych pozycji. Ponadto wszelkie błędy w uzgodnieniach kartotek są dużo trudniejsze do wykrycia i skorygowania.

Uzgodnienia dla kartotek opisano poniżej na przykładzie kartoteki Kontrahenci.

Podczas importu danych dla każdej nie uzgodnionej jeszcze pozycji kartoteki zostanie otwarte okno kartoteki kontrahentów oraz dodatkowe okno informacyjne zawierające wczytane informacje z pliku danych.

Pole klucz określa numer kontrahenta w kartotece modułu wysyłającego dane. Wartość tego pola ustalana jest w szablonie i może być zmieniona np. na pełną nazwę kontrahenta lub numer NIP – ale w każdym wypadku musi być to informacja jednoznacznie identyfikująca pozycję w programie nadającym dane.

W oknie informacyjnym znajdują się inne dane kontrahenta (o ile zostały umieszczone w danych ) oraz numer własny dokumentu, w którym został użyty ten kontrahent. Można wykorzystać to zidentyfikowania kontrahenta w sytuacji, gdy dane z pliku wejściowego nie zawierają wszystkich potrzebnych danych. W takim wypadku należy odnaleźć dokument papierowy lub odnaleźć kontrahenta w programie nadającym dane.

Jeśli w kartotece będzie już wprowadzony dany kontrahent, program ustawi od razu pozycję na liście, należy ją jednak zawsze zweryfikować na podstawie danych wejściowych.

Mechanizm automatycznego uzgadniania kontrahentów jest dokonywany poprzez następujące wyszukiwania i porównania rezultatów wyszukiwań.

1.Jeśli kontrahent importowany ma prawidłowo podany NIP, wówczas wyszukiwani w kartotece kontrahentów stałych oraz incydentalnych są wszyscy kontrahenci o takim samym NIP (np. oddziały mają taki sam NIP jak centrala).

2.Jeśli jest tylko jeden taki kontrahent, który dodatkowo ma taką samą nazwę własną, miejscowość oraz kod (nie pocztowy) i pod warunkiem, że żadne z tych pól nie jest puste, wówczas uzgodnienie jest dokonywane automatycznie.

3.Jeśli jest więcej kontrahentów o tym samym numerze NIP, Użytkownik musi wskazać odpowiedniego kontrahenta z listy.

4.Jeżeli nie istnieje, można dodać go automatycznie (po odpowiednim zdefiniowaniu szablonu).

Program zapamięta dokonane uzgodnienie. Podczas importu kolejnych dokumentów z tym kontrahentem nie będzie potrzeby ponownego uzgadniania danych tego kontrahenta.

Procedury importu specjalnego modułu Finanse i Księgowość umożliwiają odesłanie do nadawcy danych informacji o aktualnym stanie rozrachunków ze wszystkimi kontrahentami, którzy zostali zaimportowani od danego nadawcy.

Możliwe jest ustalenie trzech poziomów szczegółowości rozrachunków:

1.Dla każdego kontrahenta tylko informacje o sumie nierozliczonych należności i sumie nierozliczonych zobowiązań

2.Dla każdego kontrahenta suma nierozliczonych należności i zobowiązań oraz informacje o stanie każdej transakcji (kwota pozostała do rozliczenia, numer dokumentu, termin płatności, waluta, kurs itd)

3.Dla każdego kontrahenta suma nierozliczonych należności i zobowiązań oraz informacje o stanie każdej transakcji i wszystkich dokonanych rozliczeń każdej transakcji (kwota rozliczenia, numer dokumentu, data płatności, waluta, kurs itd)

Wyboru poziomu szczegółowości informacji zwrotnych dokonuje się z poziomu szablonu importu.

Dane zwrotne przeznaczone są dla programów Sprzedaż oraz Handel (należy zasięgnąć u producenta informacji, które wersje programów Sprzedaż oraz Handel obsługują informacje zwrotne o rozrachunkach).

Kontrahenci dodawani są automatycznie do kartoteki jeśli nie występuje w niej żaden kontrahent o takim samym numerze NIP, lub nazwie własnej jak kontrahent importowany.